Registro de los libros de comercio en medios electrónicos

Nelson Remolina Angarita* Profesor Asociado. Director del GECTI y de la Especialización en Derecho Comercial de la Universidad de Los Andes nremolin@uniandes.edu.co

El Decreto 805 del 24 de abril del 2013 reglamentó, entre otras, la inscripción en el registro mercantil de los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios. Allí se definen los libros de comercio en medio electrónico como aquellos en forma de mensaje de datos en los cuales los comerciantes registran sus operaciones mercantiles. Para su registro, las cámaras de comercio deberán contar con plataformas electrónicas o sistemas de información apropiados para prestar adecuadamente este servicio “registral virtual”.

Dichos libros pueden llevarse en archivos electrónicos y para su inscripción se deben cumplir, entre otros, los siguientes requisitos: a) inclusión de un mecanismo de firma digital o electrónica, a elección del comerciante, en el archivo electrónico enviado para registro; b) firma digital o electrónica por parte de la cámara de comercio competente.

Aunque existe libertad de firmar electrónica o digitalmente, el comerciante no tendrá opción de escoger el tipo de firma digital que prefiera porque el artículo 5º dice que cuando este firme digitalmente “deberá hacerlo mediante uso de un certificado digital emitido por una entidad de certificación digital autorizada o acreditada en Colombia”. En otras palabras, el comerciante que opte por utilizar este tipo de identificación solo podrá emplear la firma digital certificada, acudiendo, inevitablemente a las entidades de certificación.

El citado artículo genera, entre otras, dos consecuencias: En primer lugar, reitera que en Colombia es jurídicamente válida la firma digital con o sin la intervención de las entidades de certificación. Regulatoriamente no son lo mismo la firma digital y los certificados digitales. Esos últimos son “mensajes de datos firmados por una entidad de certificación que identifica, tanto a la entidad de certificación que lo expide, como al suscriptor y contiene la clave pública de este” (D. 1747/00, art. 1º, num. 6º). Dicho certificado debe contener lo que indica el artículo 35 de la Ley 527 de 1999.

En segundo lugar, crea un nuevo costo que deben asumir los comerciantes cuando deseen utilizar la firma digital para los fines mencionados porque deben pagar las tarifas que impongan las entidades de certificación por dicho servicio.

El artículo 8º, por su parte, establece que “es responsabilidad de cada comerciante la provisión de las firmas y estampas cronológicas necesarias”. Si se quiere que los libros de comercio electrónicos tengan “estampado cronológico”, habrá otro costo para el comerciante según lo dispuesto en el numeral 7º del artículo 1º del Decreto 1747 del 2000, donde se define el mencionado estampado como “un mensaje de datos firmado por una entidad de certificación (...)”.

Las regulaciones que imponen la obligación de acudir a las entidades de certificación crean nuevos costos que deben asumir los ciudadanos y las organizaciones. Existen varios ejemplos de normas que producen este efecto. Por eso, reitero la necesidad de que se cree una entidad de certificación pública que ofrezca gratuitamente sus servicios. Si ello se hace se favorece al ciudadano y se le dan herramientas para que acuda masivamente a utilizar todos los servicios del gobierno electrónico. Adicionalmente, se daría una respuesta sensata a las necesidades de la justicia digital.

Si no se crea la entidad de certificación pública, pues los ciudadanos seguirán asumiendo los costos de las normas que los obligan acudir a las entidades de certificación privadas. Dichas regulaciones pueden ser excluyentes si afectan a personas que no tienen cómo pagar los servicios de las citadas entidades.

*Esta nota solo representa la opinión del autor.