Los cuellos de botella del trámite arbitral

Hernando Herrera Mercado

Árbitro y miembro de la Corte de Arbitraje de la Cámara de Comercio de Bogotá

En términos generales, la acepción “cuello de botella” hace referencia a las fases que ralentizan o hacen más demorado un determinado proceso productivo. Al amparo de esa premisa, es fácil advertir que, al encarnar también un proceso, el trámite arbitral presenta etapas que irrumpen contra uno de sus objetivos primordiales, particularmente, contra la rápida resolución de la controversias o disputas sometidas a conocimiento de los árbitros. Una de las claves de la instancia arbitral pasa por que sea una alternativa realmente ágil y que su devenir se ejecute en plazos ajustados y con ausencia de tardanzas injustificadas, lo que, desde luego, se debe predicar no solo de la actuación del panel arbitral, sino también de la de los sujetos procesales que concurren a esta modalidad de justicia.

El quehacer cotidiano del arbitraje nos permite precisamente identificar algunos cuellos de botella que configuran verdaderas talanqueras frente a la celeridad de este trámite. Al hilo de lo dicho, es posible levantar un inventario de retrasos que con frecuencia afectan las siguientes etapas del arbitraje.

(i) En la designación de árbitros suplentes. En ocasiones, las partes omiten convenir las personas llamadas a remplazar a quienes fungen como árbitros principales, situación que a la postre conduce a que el trámite deba suspenderse indefectiblemente hasta tanto se acuerde el sustituto que llenará la vacante pendiente originada por la no aceptación del encargo o por la imposibilidad de continuarlo. Evidentemente, la solución para superar ese escollo es que desde el inicio se pacten los árbitros principales y sus respectivos suplentes-que pueden ser numéricos o personales-.

(ii) En la audiencia de instalación del trámite arbitral. Esta diligencia tiene como propósito la entrega de la actuación surtida hasta ese momento por parte del centro de arbitraje a los árbitros, y como en la actualidad no existe un límite de tiempo para su realización, se tiende a consultar previamente a los interesados la fecha común de mejor conveniencia para surtirla, lo que, sin duda, dilata el procedimiento innecesariamente. La alternativa es que vía legal o reglamentaria se imponga un plazo máximo para que se surta esa audiencia.

(iii) En la reforma de la demanda arbitral. El hecho de que se pueda concretar tal acto procesal en cualquier momento hasta antes, incluso, de la audiencia de conciliación que se da en el trámite arbitral, además de frustrar la previa convocatoria y realización de tal audiencia, obliga a retrotraer el proceso para concretar de nuevo la contradicción. Un remedio para superar este evento estribaría en que también se establecería un plazo único y definido para que concretara oportunamente la radicación de la reforma de la demanda, en todo caso con antelación a la fijación de la audiencia de conciliación.

(iv) En el término para la notificación de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. Los incisos 6º y 7º del artículo 612 del Código General del Proceso (L. 1564/12) establecen la forma de notificar a esa agencia en los procesos que se tramiten ante cualquier jurisdicción en donde sea demandada una entidad pública. Aunque ha sido valiosa la intervención de ese organismo en materia arbitral, es importante señalar que el mecanismo para darle a conocer la existencia de un proceso y que esta pueda decidir si se vincula o no-teniendo en cuenta que los términos que concede el auto notificado solo comienzan a correr al vencimiento del término común de 25 días después de surtida la última notificación-, están demorando en exceso el arbitraje. Por ello, sería pertinente entrar a modificar la forma como se ejecutan tales actuaciones para hacerlas más expeditas.

(v) En las suspensiones. El Estatuto Arbitral limitó el tiempo durante el cual las partes pueden solicitar la suspensión de este proceso en un tiempo que, sumado, no puede exceder de 120 días –inciso tercero del artículo 11 de la Ley 1563 del 2012-. No obstante, esa limitación temporal opera exclusivamente para luego que se declare la competencia del tribunal, y no se extiende a la fase denominada trámite inicial -que tiene por cometido el impulso procesal donde se entraba la litis-. Lo ideal sería, sin duda, también limitar las suspensiones en dicho trámite inicial arbitral, con el fin de evitar que ellas se prolonguen en exceso.

(vi) En la programación de audiencias a cuentagotas. Lo ideal es que en la providencia mediante la cual el tribunal arbitral decreta la práctica de pruebas se fijen, de manera anticipada, integral y concentrada, las fechas en las que habrá de surtirse esas diligencias, lo que redundará en la agilidad del trámite y permitirá establecer ordenada y eficazmente el calendario procesal. Ello sería un buen cometido para incentivar la buena dinámica que debe presidir la fase instructiva del arbitraje.