¿La impresión de un correo electrónico tiene valor probatorio?

Natalia Arce Archbold

Director FTI Consulting Colombia

Consultoría Forense y de Litigios

 

Las empresas enfrentan un desafío importante en las investigaciones que adelantan sobre conductas de fraude y de corrupción denunciadas a través de los canales éticos: recopilar adecuadamente los elementos materiales probatorios, con el fin de lograr sanciones concretas en contra de los presuntos infractores. De esta manera, pueden frenar conductas que afectan a la organización y registrar indicadores de efectividad en su programa de integridad.

 

Los abogados que asisten a las empresas ante las distintas instancias judiciales[1] enfrentan el mismo desafío. En este contexto, uno de los mayores retos es la evidencia digital. Alrededor de esta surgen varios interrogantes, por ejemplo: ¿La mera impresión de un correo electrónico tiene valor probatorio? La pregunta cobra relevancia cuando un medio para probar la conducta de uno o varios empleados son los mensajes de correo electrónico que se han compartido en un espacio de tiempo de interés.   

   

El peso del original

 

Un mensaje de datos, por definición legal, es “aquella información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares”. El correo electrónico se constituye en uno de estos medios y, por su profunda integración en las dinámicas cotidianas del mundo laboral actual, se ha convertido en uno de los mayores canales de comunicación corporativa y en una pieza clave en investigaciones y en la recopilación de material probatorio.

 

Los mensajes de datos son considerados un medio de prueba admisible y su fuerza probatoria será la que le otorguen las normas de procedimiento aplicables a los documentos. Además, expresamente se ha establecido que los mensajes de datos se presumen auténticos.

 

Si bien el Código General del Proceso determina que las copias pueden tener el mismo valor, esto será así solo si no hay una disposición legal que haga necesaria la presentación de la versión original. Es importante precisar que la misma normativa menciona que si un documento está en poder de la parte que lo aporta, este debe presentarse en su formato primigenio.

 

Al entrar en la categoría de “documentos”, los correos electrónicos (como mensajes de datos) y su fuerza probatoria dependen de las normas procesales que los regulan. En este orden de ideas, la parte que quiere hacer valer un correo electrónico como prueba lo debe presentar en su versión original, si lo tiene en su poder, bien sea como remitente o como destinatario.

 

De acuerdo con lo anterior, una persona que ha enviado o recibido un correo electrónico con el que pretende probar un hecho dentro de un proceso judicial no debe simplemente imprimir una copia y aportarlo, dado que sin firma digital carecería de valor. Si tiene en su poder el mensaje de datos en su forma primigenia, debe presentarlo así o en un formato que lo reproduzca con exactitud.

 

El Código General del Proceso establece que “la simple impresión en papel de un mensaje de datos será valorada de conformidad con las reglas generales de los documentos”, por lo cual no es aconsejable presentarse en copia cuando se tiene el original.

 

Garantizar la integridad

 

La pregunta, entonces, es: ¿cómo se hace la presentación de un correo electrónico en original? Según la Ley 527 de 1999[2], esto se logra si “existe una garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma”.

 

Se entiende como íntegro si ha permanecido completo e inalterado, y esto no se puede garantizar mediante un correo electrónico impreso, si se tiene en cuenta que no hay dificultad en copiar el contenido, pegarlo en un documento de Word y modificarlo, por poner un ejemplo.

 

La Ley 527 también menciona cuáles son los criterios que debe considerar el juez para, desde las reglas de la sana crítica, apreciar los mensajes de datos como prueba:

 

(i) La forma en que se generó, se archivó o se comunicó el mensaje de datos (para nuestro ejemplo fue a través de correo electrónico).

 

(ii) La confiabilidad en la manera como se conservó la integridad de la información.

 

(iii) La forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente.

 

¿Cómo se garantiza la confiabilidad de la integridad de la información de un correo electrónico? ¿Y cómo se identifica el iniciador y otros datos relevantes, tales como la fecha y la hora de emisión, recepción y los destinatarios? Son algunas de las preguntas generadas en esta época de evidencias digitales.

 

Con el fin de minimizar los riesgos de una mala recolección y preservación de este importante elemento material probatorio, es aconsejable acudir a un tercero imparcial con la experiencia, el conocimiento y las herramientas técnicas apropiadas que pueda presentar el material a través de un dictamen pericial de cómputo forense.

 

Estos dictámenes, entre otros aspectos, contienen la explicación de la metodología, así como las herramientas de hardware y software empleados para garantizar que se ha preservado la integridad inicial del contenido de un correo electrónico y aportar otra información importante, como la identificación de su iniciador y su receptor, entre otros datos de interés (por ejemplo, la fecha y la hora de envío y recibido, etc.).

 

Sin embargo y pese a que existen normas procedimentales suficientemente claras al respecto, es común que, en la práctica, no siempre se apliquen las reglas para la correcta valoración de este elemento material probatorio, tan vigente en el mundo de hoy. No es extraño encontrar correos electrónicos impresos en demandas y contestaciones, que se pretenden hacerse valer como plena prueba de un hecho, y tampoco lo es que los jueces lo validen.

 

Ofreciendo certezas

 

Si se busca utilizar este elemento material probatorio (correo electrónico) en la posición de demandantes, las mejores prácticas invitan a que se tenga la disciplina de cumplir con las reglas procesales para la presentación de mensajes de datos a través de dictámenes periciales. 

 

En caso de que se obre como abogado de la defensa, podrían darse dos opciones:

 

(i) Objeción ante la autoridad judicial por el valor probatorio de la impresión de un correo electrónico, dadas las razones que se han expuesto en el presente artículo.

 

(ii) Que la parte que figura como emisor o destinatario del correo desconozca la impresión del documento que se le atribuye por carecer en sentido estricto de su firma, según establece el artículo 272 del CGP. En este caso, lo aconsejable para la parte que lo presentó es recurrir al dictamen pericial para que pueda verificar su autenticidad.

 

Sobre este asunto existe un pronunciamiento del Consejo de Estado, en línea con lo analizado. En sentencia del 13 de diciembre de 2017 (radicado 25000232600020000008201 (36321), indicó que las copias impresas de correos electrónicos podían ser valoradas, si no hubieren sido tachadas de falsas, “cuando permiten un mínimo de individualización, esto es, cuando ofrezcan certeza sobre quien los ha elaborado, a quién se ha dirigido y cuándo” (subrayado fuera de texto).

 

La pregunta es, entonces, ¿cómo llegaría el juez a esa pretendida certeza mencionada por el Consejo de Estado? Con la simple impresión en papel no podría lograrlo, al no proporcionar elementos de confiabilidad suficientes acerca de la preservación intacta de su contenido, como tampoco la aplicación del principio de buena fe. Una argumentación basada en esto sería insuficiente.

Este no es un asunto en el que, actualmente, haya una posición unánime en Colombia, máxime que los temas relativos a la evidencia digital son novedosos. En España, por ejemplo, a pesar de existir fallos en sentido contrario, en uno reciente niega todo valor probatorio a la impresión de los correos electrónicos (Sentencia de 7 de junio del 2017 del Tribunal Superior de Justicia de Andalucía).

 

La llamada transformación digital ha impactado cada aspecto de la vida, desde la forma de relacionarse y consumir información hasta las maneras de producir, trabajar e investigar. Estos cambios de paradigma han aterrizado con grandes posibilidades y retos para la práctica judicial: el mundo todavía está interpretando dichos cambios y acoplándose.

 

Pero está visto que, en cuanto a la evidencia digital, guardan su importancia principios que tienen un carácter decisivo frente a la evidencia y material probatorio tradicional. La inalterabilidad del contenido y la capacidad de verificar y demostrar su condición de originalidad se constituyen en los elementos que pueden marcar la diferencia y hacer de los correos electrónicos una ficha fundamental para cerrarles el paso a las conductas de fraude y corrupción en las empresas.