La investigación en los tiempos del covid-19

Pablo Amaya 

Director FTI Consulting Global Risk and Investigations

 

La historia ha demostrado que los tiempos de crisis traen consigo un mayor riesgo de cumplimiento. Una de las investigaciones más famosas de FTI Consulting (el escándalo de inversiones de Bernard Madoff[1]¹) fue provocada por la crisis financiera mundial, en lugar de una labor proactiva del Departamento de Justicia u otras agencias gubernamentales de EE UU.

 

Crisis como la pandemia por el covid-19 llevan a muchas organizaciones a modificar sus modelos de negocio, reestructurar o reducir su tamaño. Esto puede crear oportunidades o presión sobre los empleados y conducir al fraude, la corrupción y malas prácticas.

 

A pesar del aumento de denuncias por las anteriores situaciones, muchas organizaciones están lidiando con las restricciones actuales del covid-19 y los requerimientos de los oficiales de cumplimiento, los departamentos de recursos humanos y los jefes legales encargados de investigar estos asuntos. En este panorama puede parecer difícil de sostener la perspectiva de realizar ciertos procedimientos, como recopilar y preservar datos, adelantar trabajo de campo, llevar a cabo entrevistas y presentar hallazgos.

 

Las investigaciones deben realizarse, y sí se pueden hacer

 

La buena noticia es que las investigaciones de fraude, corrupción y mala conducta se pueden realizar de forma remota a través de medios distintos a los tradicionalmente presenciales. Por ejemplo, desde marzo del 2020 hasta hoy, FTI no ha parado de realizar investigaciones sensibles en Colombia.

 

La realidad es que, incluso antes de la pandemia, muchas organizaciones habían comenzado a realizar investigaciones de forma remota por innumerables razones. Algunos lo han estado haciendo durante algún tiempo y con mucho éxito. Y, en ciertos casos, las técnicas y las tecnologías remotas han demostrado ser, incluso, más efectivas que los métodos tradicionales.

 

Las organizaciones que actualmente están considerando cambiar a investigaciones remotas deben tener en cuenta los siguientes beneficios:

 

- Sensibilidad al tiempo. Las acusaciones de fraude o mala conducta a menudo son sensibles al tiempo, y las organizaciones no deben esperar hasta que las restricciones del covid-19 se relajen o levanten. Como siempre, la integridad de las pruebas es primordial.

 

- Eficiencia. Muchos aspectos de las investigaciones pueden ser más eficientes y rápidos cuando se realizan de forma remota aprovechando diversas plataformas tecnológicas.

 

- Coherencia. Cuando las investigaciones se llevan a cabo de forma remota por el mismo equipo de investigación, el resultado es un enfoque más coherente en términos del tono y tenor, enfoque, ejecución y hallazgos.

 

- Rentabilidad. Las investigaciones realizadas de forma remota son generalmente menos costosas que las investigaciones presenciales.

 

- Defensa. Cuando las organizaciones investigan denuncias de fraude, corrupción o mala conducta de manera rápida y exhaustiva, mejoran sus posiciones en caso de que surja un asunto legal o regulatorio relacionado con la cuestión investigada.

 

Planificación de investigaciones remotas

 

Cuando se trata de investigaciones remotas, es fundamental que los equipos de investigación sean rigurosos en la definición de los objetivos, pasos de trabajo, protocolos de comunicación, cronogramas y contingencias relacionados con la investigación. Las siguientes son algunas prácticas vanguardistas para considerar durante la fase de planificación:

 

- Regulaciones y restricciones gubernamentales de investigación. Se deben tener en cuenta de manera proactiva las leyes que rigen las actividades que se llevarán a cabo al realizar investigaciones. Muchas leyes, como las relacionadas con la privacidad de los datos y los secretos de Estado, varían en América Latina y en el resto del mundo.

 

- Alcance, cronograma y planeación presupuestal. Dadas las limitaciones de movimiento, se deben considerar las posibles consecuencias positivas o negativas asociadas con la disminución del alcance de la investigación. Por ejemplo, el espacio adicional en el presupuesto derivado de la imposibilidad de realizar visitas se puede utilizar para tomar muestras de documentos o áreas adicionales de prueba.

 

- Establezca roles y responsabilidades claros. Con los miembros del equipo trabajando desde diferentes ubicaciones, es importante asegurarse de que los flujos de trabajo discretos se asignen claramente para maximizar la eficiencia y minimizar la duplicación de esfuerzos.

 

Gestión de investigaciones remotas

 

Después de la fase de planificación, la atención se centra en la ejecución a través de las siguientes prácticas de manera eficaz y eficiente:

 

- Utilizar herramientas de seguimiento y gestión de proyectos. Debido a la imposibilidad de reunirse físicamente, es importante instaurar unos protocolos de seguimiento, que pueden incluir desde una simple hoja de trabajo hasta herramientas de visualización y seguimiento de datos más sofisticada para crear paneles de control.

 

- Establecer llamadas regulares. La programación de reuniones de videollamadas frecuentes es fundamental. Las llamadas bien organizadas y planificadas con una agenda formal ayudan a garantizar que la información se aproveche y se comparta, que se aborden los problemas y preguntas y que todos los miembros del equipo estén suficientemente actualizados.

 

- Establecer y promover medios de comunicación informal. El uso de plataformas de chat facilita valiosas discusiones informales, las cuales pueden ayudar a mantener la moral del equipo y reducir la sensación de aislamiento.

 

- Programación de reuniones y entrevistas en distintas zonas horarias. Las restricciones de viaje limitan la capacidad de realizar entrevistas presenciales y ahora se llevan a cabo de manera virtual. Es aconsejable planificar y programar las reuniones y entrevistas con suficiente anticipación para permitir que tanto los entrevistadores como los entrevistados acuerden una ventana de tiempo que funcione mejor para todos.

 

Debido a que una investigación remota a menudo puede ser tan eficiente y eficaz como las investigaciones in situ, las empresas y sus asesores externos no deben esperar. Con planificación cuidadosa, las limitaciones presentadas por circunstancias únicas se pueden abordar y superar.

 

Mejores prácticas para recopilar datos

 

Los métodos tradicionales para recopilar datos en una investigación interna generalmente incluyen escanear documentos físicos, copiar imágenes de discos duros, capturar copias de correo electrónico y extraer datos estructurados. Cuando las investigaciones se llevan a cabo de forma remota, con pocas oportunidades de una supervisión cercana en el terreno, esas tareas aparentemente sencillas pueden resultar difíciles.

 

El entorno laboral actual ha acelerado la necesidad de que los investigadores desarrollen formas de superar los obstáculos impuestos por la distancia. Al considerar las mejores prácticas para la recopilación remota de datos en la actualidad, es útil examinar las formas óptimas de abordar tres fuentes distintas de información: (i) documentos en papel, (ii) datos electrónicos y (iii) datos estructurados.

 

(i) Documentos físicos

 

Algunas de las prácticas recomendadas para hacerlo incluyen seleccionar un proveedor confiable, solicitar copias en papel originales, mantener un alto nivel de escepticismo a la hora de revisar documentos y mantener custodia de estos, si es necesario.

 

(ii) Datos electrónicos

 

Para localizar y recuperar información de forma remota, se deben capturar datos de dispositivos móviles y de la nube de forma remota, ya sea a través de un profesional forense digital, de copias de seguridad remota o de un envío al laboratorio por medio de mensajería cuando se trata de un dispositivo móvil. También es posible proporcionar un enlace para compartir pantalla con un custodio que facilite el acceso remoto para realizar la copia de las imágenes de forma remota.

 

(iii) Datos estructurados

 

Estos son datos transaccionales que se almacenan en una base de datos, como registros contables o de ventas. Unas prácticas recomendadas incluyen asegurarse de que los datos estén completos y sean precisos, así como discutir y considerar fuertes medidas de seguridad para garantizar el cumplimiento de las políticas de transferencia de datos y seguridad del cliente.

 

La recopilación de datos de forma remota se puede lograr de manera efectiva y segura, incluso con categorías de datos que plantean problemas más desafiantes, mientras se navega por las reglas de protección de datos. En muchos casos, los investigadores remotos pueden utilizar soluciones alternativas exitosas para garantizar la integridad y la exhaustividad de recolecciones de datos impresos, electrónicos y estructurados.

 

Finalmente, está demostrado que en tiempos de crisis es cuando menos se les debe cerrar el paso a las investigaciones de casos de cumplimiento en las empresas. Por más dificultades que pueda suponer, hoy existen todas las herramientas para actuar de forma remota, con rigor y eficiencia, para combatir el fraude, la corrupción y las malas conductas. Las amenazas no se detienen en pandemia, pero la investigación tampoco.