Los retos tecnológicos para el litigio en época de pandemia

•          Los abogados y las partes tienen la obligación de suministrar la dirección de correo electrónico, al cual le serán enviadas las notificaciones judiciales, sin perjuicio del deber que les asiste a los abogados de mantener actualizado el mismo ante el Registro Nacional de Abogados.

•          Se utilizarán los medios tecnológicos para todas las actuaciones, audiencias y diligencias y se permitirá a los sujetos procesales actuar en los procesos o trámites a través de los medios digitales disponibles, evitando exigir y cumplir formalidades presenciales o similares, que no sean estrictamente necesarias. Por tanto, las actuaciones no requerirán de firmas manuscritas o digitales, presentaciones personales o autenticaciones adicionales, ni incorporarse o presentarse en medios físicos.

2. Deber de actualizar correo electrónico

Se requiere que todas las partes procesales y abogados con procesos judiciales cursantes en los despachos, antes del 1º de julio de 2020, suministren el correo electrónico actualizado a través del cual los apoderados ejecutarán todos los actos procesales, asistirán a las audiencias y diligencias virtuales, y recibirán notificaciones judiciales, a partir de la fecha.

Para lo anterior, deberá aportar dicho correo, enviando mensaje de datos al correo institucional, y especificando en cada proceso que sea parte o apoderado si se trata de:

•          Persona natural o personas jurídicas no sujetas a registro mercantil. Informar su correo electrónico actualizado dispuesto para tal fin.

•          Ministerio Público, entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas. Deberán suministrar el correo electrónico previsto para notificaciones judiciales, que así mismo se debe encontrar fijado en la página web institucional.

•          Persona jurídica sujeta a registro mercantil. El correo electrónico dispuesto para notificaciones judiciales que aparezca así consignado en el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio.

•          Abogados en ejercicio con tarjeta profesional vigente. Informar su correo electrónico actualizado, dispuesto para tal fin.

3. Presentaciones de demanda

Además de los presupuestos que deben observarse, de conformidad con el artículo 162 del CPACA, se tendrán en cuenta los siguientes presupuestos:

•          Las demandas se presentarán en forma de mensaje de datos, lo mismo que todos sus anexos, a las direcciones de correo electrónico que el Consejo Superior de la Judicatura disponga para efectos del reparto.

•          El demandante, al presentar la demanda, simultáneamente deberá enviar por medio electrónico copia de ella y de sus anexos a los demandados, salvo cuando se soliciten medidas cautelares previas o se desconozca el lugar donde recibirá notificaciones el demandado. Del mismo modo deberá proceder el demandante cuando al inadmitirse la demanda presente el escrito de subsanación.

•          La demanda indicará el canal digital donde deben ser notificadas las partes, sus representantes y apoderados, los testigos, peritos y cualquier tercero que deba ser citado al proceso, so pena de su inadmisión.

•          Así mismo, contendrá los anexos en medio electrónico, los cuales corresponderán a los enunciados y enumerados en la demanda.

•          De las demandas y sus anexos no será necesario acompañar copias físicas, ni electrónicas para el archivo del juzgado, ni para el traslado.

4. Poderes conferidos por medios virtuales

Recuerde que conforme el artículo 5º del Decreto 806 del 2020, se podrán conferir los poderes especiales para cualquier actuación judicial mediante mensaje de datos, sin firma manuscrita o digital, con la sola antefirma, y se les aplicará presunción de autenticidad y no requerirán de ninguna presentación personal o reconocimiento, siempre y cuando provengan de los correos electrónicos de los apoderados registrados en el Registro Nacional de Abogados, y de las personas jurídicas sujetas a registro mercantil de los correos electrónicos registrados ante la cámara de comercio.

5. Decreto 806 del 2020. Nuevas medidas de procedimiento. Deber de actualizarse

A través del decreto en cita, se introdujeron importantes reformas procesales que tienen dos años de vigencia, por lo que se insta a los usuarios de la Administración de Justicia a revisar dicha norma y dar estricto cumplimiento a las nuevas disposiciones, en razón a que tales versan sobre el otorgamiento de poderes, la presentación de las demandas, las tecnologías y comunicaciones ya señalados, y sobre los siguientes temas:

Traslados. Cuando una parte acredite haber enviado un escrito del cual deba correrse traslado a los demás sujetos procesales, mediante la remisión de la copia por un canal digital, se prescindirá del traslado por secretaría, el cual se entenderá realizado a los dos días hábiles siguientes al del envío del mensaje y el término respectivo empezará a correr a partir del día siguiente.

Audiencias o diligencias. Se llevarán a cabo por medios tecnológicos que garanticen la presencia de los sujetos procesales, sin necesidad de la autorización de que trata el parágrafo 2º del artículo 107 del CGP, y, previo a su celebración, se les informará sobre la herramienta tecnológica que se utilizará y los datos de la reunión para su ingreso.

Notificaciones personales. Las notificaciones que deban realizarse de manera personal podrán efectuarse de forma virtual, las que se surtirán con el envío de la providencia respectiva a la dirección electrónica suministrada por el interesado.

Notificaciones por estado. Las decisiones que deban notificarse por estado se fijarán virtualmente, con inserción de la providencia -salvo reserva legal-, y no llevarán la firma del secretario ni se dejará constancia con su firma al pie de la providencia respectiva.

Emplazamiento para notificación personal. Los emplazamientos para notificación personal solo se harán en el registro nacional de personas emplazadas que maneja el Consejo Superior de la Judicatura, sin necesidad de publicación en un medio escrito.

Excepciones. De las excepciones presentadas se correrá traslado, de conformidad con el artículo 110 del CGP, por el término de tres días, lapso durante el cual el demandante podrá pronunciarse y, si fuere el caso, subsanar los defectos allí anotados. Estas se formularán según lo disponen los artículos 100 a 102 ibídem y se resolverán antes de la audiencia inicial.

Sentencia anticipada. Se dictará en los siguientes eventos:

• Antes de la audiencia inicial, cuando se trate de asuntos de puro derecho o no fuere necesario practicar pruebas, caso en el cual correrá traslado para alegar por escrito, en la forma prevista en el inciso final del artículo 181 de la Ley 1437 del 2011 y la sentencia se proferirá por escrito.

• En cualquier estado del proceso, cuando las partes o sus apoderados de común acuerdo lo soliciten, sea por iniciativa propia o por sugerencia del juez.

Si la solicitud se presenta en el transcurso de una audiencia, en esta se dará traslado para alegar. Si se hace por escrito, las partes podrán allegar con la petición sus alegatos de conclusión, de lo cual se dará traslado por 10 días comunes al Ministerio Público y demás intervinientes. El juzgador rechazará la solicitud cuando advierta fraude o colusión.

Si en el proceso intervienen litisconsortes necesarios, la petición deberá realizarse conjuntamente con estos. Con la aceptación de esta petición por parte del juez, se entenderán desistidos los recursos que hubieren formulado los peticionarios contra decisiones interlocutorias que estén pendientes de tramitar o resolver.

• En la segunda etapa del proceso, prevista en el artículo 179 de la Ley 1437 del 2011, cuando encuentre probada la cosa juzgada, la transacción, la conciliación, la caducidad, la prescripción extintiva y la falta de legitimación en la causa. La sentencia se dictará oralmente en audiencia o se proferirá por escrito. En este caso no se correrá traslado para alegar.

• En caso de allanamiento, de conformidad con el artículo 176 de la Ley 1437 de 2011. Que, en relación con los procesos contenciosos que se encuentran actualmente en curso en esta Corporación, se procederá a examinar los expedientes con el fin de verificar si en ellos se registró o no una dirección electrónica de los sujetos procesales y, en caso afirmativo, se procederá de conformidad con las reglas procesales previstas, entre otros, en el CPACA, en el CGP y en el Decreto 806 de 2020.

Apelación de sentencias. Recuerde que se modificó el trámite de la apelación de las sentencias en materia civil y familia, al igual que en material laboral.

6. Horario cierre de despachos judiciales

Conforme el inciso cuarto del artículo 109 del CGP, los memoriales, incluidos los mensajes de datos, se entienden presentados oportunamente si son recibidos antes del cierre del despacho del día en que vence el término, por lo anterior, deberán conocer los horario de funcionamiento de los despachos a partir del 1º de julio.