Herramientas TIC para los jueces: ¿cuál es el estado del arte?

 

David Fernando Varela S*.

Especial para ÁMBITO JURÍDICO

 

Desde 1993, el Centro Nacional de Tribunales Estatales (NCSC, por su sigla en inglés) de EE UU ha organizado una conferencia anual de tecnologías de la información y la comunicación (TIC) para la justicia (CTC)[1]. El evento combina presentaciones de desarrolladores y usuarios de TIC, la mayor parte funcionarios de los mismos tribunales, con representantes de la academia y compañías líderes.

 

El grueso de la agenda lo componen paneles de jueces e ingenieros de sistemas que comparten sus experiencias en alguna de las numerosas jurisdicciones de ese país, desde tribunales de condados hasta cortes supremas de los Estados. En paralelo se realiza una feria de TIC, en la que proveedores de soluciones especializadas en justicia presentan sus últimas novedades.

 

La CTC 2015 realizada en Minneapolis, entre el 21 y el 25 de septiembre, articuló seis ejes temáticos entorno al título Preparando los tribunales del futuro: herramientas para el juez del siglo XXI; gestión del expediente digital; soluciones para crear tribunales de alto desempeño; la justicia en un mundo virtual, móvil y social; acceso a la justicia y el tribunal del futuro. Este es el primero de una serie de artículos en los que se presentará la opinión del autor sobre algunos aspectos relevantes de la CTC 2015 para Colombia.

 

Seguimiento de causas

 

La principal herramienta TIC de los despachos judiciales en EE UU son los sistemas de seguimiento de causas (CTS) de uso corriente desde hace décadas. Abogados y ciudadanos pueden interactuar con los tribunales a través de portales web, de modo que el litigio en línea ya es una realidad en casi todo el país. Sin embargo, la mayoría de los expositores en la CTC 2015 reconocieron que las instituciones de justicia continúan atrasadas respecto de otros sectores en materia de TIC.

 

Las mismas TIC que los jueces utilizan en su vida privada (por ejemplo, para transacciones bancarias o de consumo o para videoconferencias) a través de teléfonos inteligentes o tabletas son muy superiores a las que se usan en los tribunales, por lo que el desafío todavía consiste en “cerrar la brecha” para que la justicia se nivele con otras instituciones públicas y privadas. Suena familiar para Colombia, sobre todo si se considera la experiencia de Justicia Siglo XXI.

 

Los CTS de EE UU fueron objeto de severas críticas. Siguen siendo poco amigables y aunque la información que suministran es confiable, no facilitan el trabajo de los jueces y su personal, que continúan pidiendo un acceso más sencillo a los expedientes y herramientas adicionales para ejercer una efectiva “dirección del proceso y del despacho” como “tableros de control” (dashboards) que generen estadísticas y les proporcionen información actualizada y confiable para tomar decisiones. La CTC 2015 presentó algunas soluciones concretas a estos problemas, pero, en general, reconoció que aún si la transición hacia un tribunal 100 % virtual ya está en marcha, todavía falta mucho para llegar a la meta.

 

Las herramientas TIC varían de acuerdo con la carga de trabajo de los tribunales o sus recursos presupuestales, pero la mayoría de las jurisdicciones participantes en la CTC 2015 aceptaron que cualquier avance en la “reducción de papel” acerca un poco más al tribunal “cero papel”. Aparte de algunos proyectos piloto, Colombia no ha comenzado todavía a transitar ese camino.

 

Las peculiaridades de un sistema federal son evidentes en la dinámica de la CTC. El evento invita a las jurisdicciones participantes a competir en la presentación de sus “historias de éxito” sobre herramientas TIC. Dos modelos continúan coexistiendo: algunas jurisdicciones han optado por el desarrollo interno de soluciones TIC a través de sus propias unidades de informática (in house); otras han preferido adquirir paquetes disponibles en el mercado que pueden parametrizarse (off the shelf).

 

No existe un patrón común, cada tribunal o conjunto de tribunales puede tomar sus propias decisiones dentro del presupuesto que les asigna la legislatura estatal. Sin embargo, existe consenso en que cualquiera de los dos modelos exige un nivel óptimo de apoyo para los usuarios por parte del proveedor interno o externo. También es común para ambos que el proceso de toma de decisiones sea compartido entre comités de jueces y el jefe de informática del tribunal (chief information officer, CIO), porque nadie mejor que el juez conoce sus propias necesidades y, por consiguiente, debe participar en decisiones sobre TIC.

 

Otra decisión clave para el desarrollo de nuevas herramientas es la revisión de los procesos internos del despacho judicial, a fin de evitar que la solución TIC se contamine de las deficiencias de los procesos existentes. Este riesgo de automatizar prácticas defectuosas, heredadas de una tradición judicial vinculada al uso intensivo del papel fue destacado en varias presentaciones.

 

El consenso de la CTC 2015 fue aprovechar la transición hacia soluciones TIC como una oportunidad para efectuar una reingeniería de los procesos internos, aunque se advirtió el impacto que podría tener sobre personal acostumbrado a las prácticas tradicionales, por lo que se requiere de una estrategia de gestión del cambio que lo mitigue. Afortunadamente, esta tarea ya se ha comenzado en Colombia en el marco del Proyecto de Modernización de Servicios de Justicia financiado por el Banco Interamericano de Desarrollo.

 

Retos para Colombia

 

A pesar de las diferencias de un país como Colombia, las experiencias presentadas en la CTC 2015 pueden servir de referentes al nuevo Consejo de Gobierno Judicial, en su proceso de toma de decisiones sobre herramientas TIC. Una primordial es la creación del CIO de la Rama Judicial, cargo que requiere del perfil adecuado para asumir funciones y responsabilidades muy diferentes a las de los actuales “jefes de informática”.

 

El CIO de una organización tan compleja como la justicia de Colombia tiene que haberse fogueado previamente en entidades de tamaño y volúmenes de información similares. También debe ser dotado de las facultades y recursos necesarios para responder a las demandas de una organización con presencia en todo el país. Como miembro del equipo de alta gerencia de la Rama Judicial, reportando directamente al nuevo Gerente General, el CIO tendrá que liderar un proceso de cambio que involucra destrezas especiales para planificar el salto hacia el tribunal del futuro y para ejecutar y supervisar los planes y programas que apruebe el Consejo. Su desempeño debe ser medido respecto de los avances efectivos en la implementación de los planes/programas y la satisfacción de usuarios internos y externos.

 

Otra área donde el nuevo consejo puede aprovechar las experiencias de CTC 2015 es la definición de una carta de navegación para adoptar de las soluciones TIC. Si revisa la historia de planes de alcance nacional, como el Plan Estratégico Tecnológico (PET) o el Plan de Modernización Tecnológica (PMT), varias veces aprobados y modificados por el extinto Consejo Superior de la Judicatura, pero apenas implementados parcialmente, el nuevo consejo encontraría una alternativa en la liberación de “energías creadoras” que muestra la CTC 2015.

 

Por ejemplo, podría autorizar pruebas piloto de distintas soluciones (unas in house, otras off the shelf) en distintos distritos judiciales antes de tomar una decisión sobre un plan integral de TIC para todo el país. También podría integrar un grupo de trabajo (task force) liderado por jueces y magistrados que se hayan distinguido en el diseño y utilización de soluciones TIC para sus propios despachos. Ese grupo podría evaluar y validar las propuestas del CIO para el nuevo plan de TIC de la Rama Judicial, a manera de cuerpo asesor del Consejo.

 

* Consultor internacional