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Los retos tecnológicos para el litigio en época de pandemia

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Los retos tecnológicos para el litigio en época de pandemia (Bigstock)

María Victoria Quiñones

Magistrada del Tribunal Contencioso Administrativo del Magdalena

 

El covid-19 no solo llevó a que en Colombia desde marzo del 2020 fuera necesario suspender los términos judiciales por motivos de salubridad y fuerza mayor, sino que trajo cambios trascendentales en el ejercicio procesal del derecho en la jurisdicción ordinaria en las especialidades de civil, laboral, familia, jurisdicción de lo contencioso administrativo, jurisdicción constitucional y disciplinaria, así como las actuaciones de las autoridades administrativas que ejerzan funciones jurisdiccionales y en los procesos arbitrales.  Son cambios relacionados con la implementación de tecnología de la información y las comunicaciones, con el fin de agilizar la atención de los usuarios de la justicia y poder retomar la actividad judicial.

 

Debe destacarse que si bien el Código General del Proceso (CGP) y el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) dieron un gran avance en el uso de las TIC para el ejercicio del derecho, existen otras normas que impedían el trámite de algunas actuaciones virtuales que en esta época de crisis deben utilizarse para garantizar el acceso a la administración de justicia. Fue necesario que el Gobierno Nacional expidiera el Decreto Legislativo 806 del 4 de junio del 2020, y lo propio realizó el Consejo Superior de la Judicatura con la adopción de medidas para el levantamiento de los términos judiciales con el Acuerdo 11567 del 5 de junio del presente año.

 

En este espacio académico resaltamos los principales cambios, para concluir con los retos que tendrán el juez, los secretarios y los sujetos procesales. Se debe estar actualizado para que no se sorprenda con actuaciones y decisiones que van desde la prohibición de presentar memoriales escritos, pasando por realizar la audiencia en línea y recibiendo decisiones de sentencias anticipadas. Recuerde que estas normas cobijan los procesos que actualmente están en trámite, así como los nuevos.

 

  1. Notificaciones y comunicaciones

 

•          Para la atención y consultas de usuarios y apoderados se privilegiará el uso de medios técnicos y/o electrónicos, como atención telefónica y al correo electrónico institucional de cada despacho que deberá ser consultado de la Rama Judicial.

 

 

•          La recepción, atención, comunicación y trámite de actuaciones (Consejo Superior de la Judicatura, Acuerdo PCSJA20-11567, artículos 26 y 28) por parte de los despachos judiciales se deberá realizar únicamente de manera electrónica, a través del correo institucional del despacho. Por medio de este, se realizará la radicación de los memoriales, en cuyo caso, se usará el formato PDF para los documentos escritos enviados o recibidos, e identificando el archivo adjunto con el número del radicado del proceso que corresponda y el tipo de actuación.  

 

 

•          Todo escrito y sus anexos que dirijan al despacho judicial con destino a un proceso deben remitir copia a las demás partes procesales y al Ministerio Público “simultáneamente con copia incorporada al mensaje enviado a la autoridad judicial” (Consejo Superior de la Judicatura, Acuerdo PCSJA20-11567, artículo 3º, inciso 1º)

 

•          Los abogados y las partes tienen la obligación de suministrar la dirección de correo electrónico, al cual le serán enviadas las notificaciones judiciales, sin perjuicio del deber que les asiste a los abogados de mantener actualizado el mismo ante el Registro Nacional de Abogados.

 

•          Se utilizarán los medios tecnológicos para todas las actuaciones, audiencias y diligencias y se permitirá a los sujetos procesales actuar en los procesos o trámites a través de los medios digitales disponibles, evitando exigir y cumplir formalidades presenciales o similares, que no sean estrictamente necesarias. Por tanto, las actuaciones no requerirán de firmas manuscritas o digitales, presentaciones personales o autenticaciones adicionales, ni incorporarse o presentarse en medios físicos.

 

  1. Deber de actualizar correo electrónico

 

Se requiere que todas las partes procesales y abogados con procesos judiciales cursantes en los despachos, antes del 1º de julio de 2020, suministren el correo electrónico actualizado a través del cual los apoderados ejecutarán todos los actos procesales, asistirán a las audiencias y diligencias virtuales, y recibirán notificaciones judiciales, a partir de la fecha.

 

Para lo anterior, deberá aportar dicho correo, enviando mensaje de datos al correo institucional, y especificando en cada proceso que sea parte o apoderado si se trata de:

 

•          Persona natural o personas jurídicas no sujetas a registro mercantil. Informar su correo electrónico actualizado dispuesto para tal fin.

 

•          Ministerio Público, entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas. Deberán suministrar el correo electrónico previsto para notificaciones judiciales, que así mismo se debe encontrar fijado en la página web institucional.

 

•          Persona jurídica sujeta a registro mercantil. El correo electrónico dispuesto para notificaciones judiciales que aparezca así consignado en el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio.

 

•          Abogados en ejercicio con tarjeta profesional vigente. Informar su correo electrónico actualizado, dispuesto para tal fin.

 

  1. Presentaciones de demanda

 

Además de los presupuestos que deben observarse, de conformidad con el artículo 162 del CPACA, se tendrán en cuenta los siguientes presupuestos:

 

•          Las demandas se presentarán en forma de mensaje de datos, lo mismo que todos sus anexos, a las direcciones de correo electrónico que el Consejo Superior de la Judicatura disponga para efectos del reparto.

 

•          El demandante, al presentar la demanda, simultáneamente deberá enviar por medio electrónico copia de ella y de sus anexos a los demandados, salvo cuando se soliciten medidas cautelares previas o se desconozca el lugar donde recibirá notificaciones el demandado. Del mismo modo deberá proceder el demandante cuando al inadmitirse la demanda presente el escrito de subsanación.

 

•          La demanda indicará el canal digital donde deben ser notificadas las partes, sus representantes y apoderados, los testigos, peritos y cualquier tercero que deba ser citado al proceso, so pena de su inadmisión.

 

•          Así mismo, contendrá los anexos en medio electrónico, los cuales corresponderán a los enunciados y enumerados en la demanda.

 

•          De las demandas y sus anexos no será necesario acompañar copias físicas, ni electrónicas para el archivo del juzgado, ni para el traslado.

 

  1. Poderes conferidos por medios virtuales

 

Recuerde que conforme el artículo 5º del Decreto 806 del 2020, se podrán conferir los poderes especiales para cualquier actuación judicial mediante mensaje de datos, sin firma manuscrita o digital, con la sola antefirma, y se les aplicará presunción de autenticidad y no requerirán de ninguna presentación personal o reconocimiento, siempre y cuando provengan de los correos electrónicos de los apoderados registrados en el Registro Nacional de Abogados, y de las personas jurídicas sujetas a registro mercantil de los correos electrónicos registrados ante la cámara de comercio.

 

  1. Decreto 806 del 2020. Nuevas medidas de procedimiento. Deber de actualizarse

 

A través del decreto en cita, se introdujeron importantes reformas procesales que tienen dos años de vigencia, por lo que se insta a los usuarios de la Administración de Justicia a revisar dicha norma y dar estricto cumplimiento a las nuevas disposiciones, en razón a que tales versan sobre el otorgamiento de poderes, la presentación de las demandas, las tecnologías y comunicaciones ya señalados, y sobre los siguientes temas:

 

Traslados. Cuando una parte acredite haber enviado un escrito del cual deba correrse traslado a los demás sujetos procesales, mediante la remisión de la copia por un canal digital, se prescindirá del traslado por secretaría, el cual se entenderá realizado a los dos días hábiles siguientes al del envío del mensaje y el término respectivo empezará a correr a partir del día siguiente.

 

Audiencias o diligencias. Se llevarán a cabo por medios tecnológicos que garanticen la presencia de los sujetos procesales, sin necesidad de la autorización de que trata el parágrafo 2º del artículo 107 del CGP, y, previo a su celebración, se les informará sobre la herramienta tecnológica que se utilizará y los datos de la reunión para su ingreso.

 

Notificaciones personales. Las notificaciones que deban realizarse de manera personal podrán efectuarse de forma virtual, las que se surtirán con el envío de la providencia respectiva a la dirección electrónica suministrada por el interesado.

 

Notificaciones por estado. Las decisiones que deban notificarse por estado se fijarán virtualmente, con inserción de la providencia -salvo reserva legal-, y no llevarán la firma del secretario ni se dejará constancia con su firma al pie de la providencia respectiva.

 

Emplazamiento para notificación personal. Los emplazamientos para notificación personal solo se harán en el registro nacional de personas emplazadas que maneja el Consejo Superior de la Judicatura, sin necesidad de publicación en un medio escrito.

 

Excepciones. De las excepciones presentadas se correrá traslado, de conformidad con el artículo 110 del CGP, por el término de tres días, lapso durante el cual el demandante podrá pronunciarse y, si fuere el caso, subsanar los defectos allí anotados. Estas se formularán según lo disponen los artículos 100 a 102 ibídem y se resolverán antes de la audiencia inicial.

 

Sentencia anticipada. Se dictará en los siguientes eventos:

 

  • Antes de la audiencia inicial, cuando se trate de asuntos de puro derecho o no fuere necesario practicar pruebas, caso en el cual correrá traslado para alegar por escrito, en la forma prevista en el inciso final del artículo 181 de la Ley 1437 del 2011 y la sentencia se proferirá por escrito.

 

  • En cualquier estado del proceso, cuando las partes o sus apoderados de común acuerdo lo soliciten, sea por iniciativa propia o por sugerencia del juez.
 

 

Si la solicitud se presenta en el transcurso de una audiencia, en esta se dará traslado para alegar. Si se hace por escrito, las partes podrán allegar con la petición sus alegatos de conclusión, de lo cual se dará traslado por 10 días comunes al Ministerio Público y demás intervinientes. El juzgador rechazará la solicitud cuando advierta fraude o colusión.

 

Si en el proceso intervienen litisconsortes necesarios, la petición deberá realizarse conjuntamente con estos. Con la aceptación de esta petición por parte del juez, se entenderán desistidos los recursos que hubieren formulado los peticionarios contra decisiones interlocutorias que estén pendientes de tramitar o resolver.

 

  • En la segunda etapa del proceso, prevista en el artículo 179 de la Ley 1437 del 2011, cuando encuentre probada la cosa juzgada, la transacción, la conciliación, la caducidad, la prescripción extintiva y la falta de legitimación en la causa. La sentencia se dictará oralmente en audiencia o se proferirá por escrito. En este caso no se correrá traslado para alegar.

 

  • En caso de allanamiento, de conformidad con el artículo 176 de la Ley 1437 de 2011. Que, en relación con los procesos contenciosos que se encuentran actualmente en curso en esta Corporación, se procederá a examinar los expedientes con el fin de verificar si en ellos se registró o no una dirección electrónica de los sujetos procesales y, en caso afirmativo, se procederá de conformidad con las reglas procesales previstas, entre otros, en el CPACA, en el CGP y en el Decreto 806 de 2020.

 

Apelación de sentencias. Recuerde que se modificó el trámite de la apelación de las sentencias en materia civil y familia, al igual que en material laboral.

 

  1. Horario cierre de despachos judiciales

 

Conforme el inciso cuarto del artículo 109 del CGP, los memoriales, incluidos los mensajes de datos, se entienden presentados oportunamente si son recibidos antes del cierre del despacho del día en que vence el término, por lo anterior, deberán conocer los horario de funcionamiento de los despachos a partir del 1º de julio.

 

 

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