Firma digital o firma escaneada, una decisión basada en la seguridad

Nadya Musa

Coordinadora de Asuntos Regulatorios y Corporativos Certicámara S. A.

Debido a la coyuntura ocasionada por el covid-19, nos encontramos ante la imperiosa necesidad de implementar nuevas formas de trabajo que permitan el flujo normal de las actividades, y aunque para algunos no resulta novedoso, para otros implica un cambio significativo. Hoy, la realidad es otra, pues el uso de los medios electrónicos es un mandamiento y deja de ser una elección.

La buena noticia es que la dinámica de los negocios puede retomar su cotidianidad, incluso con seguridad jurídica y valor probatorio, gracias a la Ley 527 de 1999, que habilita el uso de mecanismos tecnológicos para blindar jurídica y técnicamente los documentos en medios electrónicos.

En efecto, si usted requiere generar y firmar un documento electrónico, lo puede hacer a través de firmas electrónicas, mecanismos que permiten validar la identidad del firmante y vincularlo con el contenido del documento. Sin embargo, no todo mecanismo puede ser considerado equivalente a una firma manuscrita, pues para serlo debe cumplir los requisitos de “confiable” y “apropiado”, previstos en el Decreto 2364 del 2012.

La confiabilidad se entiende demostrada cuando se aportan pruebas asociadas a la autenticidad e integridad. Esta se materializa cuando los datos de creación de la firma son únicos, personalísimos y exclusivos al firmante, siendo posible identificar que es quien dice ser (autenticidad) y detectar alteraciones no autorizadas al documento, realizadas después de la firma (integridad). Por su parte, “apropiado” implica que la firma sea idónea o se ajuste a las necesidades de quien la implementa, considerando factores como el tipo de documento, naturaleza de la operación, riesgos a mitigar, entre otros.

En la actualidad, uno de los mecanismos ampliamente utilizado por su robustez jurídica y técnica es la firma digital, un tipo de firma electrónica basada en la criptografía, totalmente diferente a una firma digitalizada o escaneada, cuya ventaja reside en las presunciones legales de autenticidad y no repudiación otorgadas por la Ley 527, de las cuales no gozan los demás tipos de firmas electrónicas.

Aunque el uso de la firma escaneada pareciera ser suficiente, al ser reconocida por la Corte Suprema de Justicia, esta corporación también advierte que una firma electrónica “… solo producirá los efectos jurídicos de la manuscrita -equivalencia funcional- cuando cumpla determinados requisitos de seguridad y de fiabilidad, cuestiones que dependen del proceso técnico utilizado en su creación”.  

Al respecto, la firma escaneada no es propiamente un mecanismo técnico o tecnológico y sus inconvenientes redundan en la dificultad a la hora de demostrar su confiabilidad por su bajo nivel de seguridad, pues la rúbrica de una persona es fácilmente suplantable, así como la imagen de esta, sin control alguno, puede ser copiada y pegada virtualmente sobre cualquier documento, cuestiones a revisar al momento de utilizarla.

En consecuencia, si bien pueden existir diversos mecanismos de firma, no todos son válidos jurídicamente y, menos aún, cuentan con el mismo grado de seguridad. Por consiguiente, antes de implementar el mecanismo, evalúelo dos veces, con el fin de que cumpla los requisitos normativos y garantice el nivel de seguridad requerido. Para esto, las entidades de certificación digital abiertas que operan en el país, bajo la acreditación del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia, pueden ser su aliado al brindar servicios de confianza.