Contrato laboral digital: ¿ya firmó el suyo?

Héctor José García Santiago

Director Observatorio Gobierno y TIC Pontificia Universidad Javeriana.

Presidente Ejecutivo Camerfirma Colombia

www.camerfirma.co

 

Si bien el porcentaje de ocupación nacional está en el 56,2 %, según datos de la Fuente de Información Laboral de Colombia (Filco), únicamente el 35,3 % cuenta con contrato de trabajo escrito tradicional y el país no ha dado el salto a los contratos digitales.

 

En Colombia, hace 21 años, se expidió la Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación. Esta ley introdujo en nuestro país el principio de equivalentes funcionales, en virtud del cual se da el mismo valor jurídico y probatorio a los mensajes de datos, entendiendo por estos, todo a información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.

 

Gracias a este principio, hoy es posible firmar, a través de medios digitales, contratos laborales y, en general, cualquier tipo de contrato, independientemente de cuál sea su naturaleza jurídica.

 

Diferencias entre firma electrónica y firma digital

 

Para finales del año 2018, el Ministerio de Trabajo, a través de la Circular 060 del 2018, habilitó la firma electrónica de contratos laborales y resaltó varios aspectos importantes, algunos de los cuales son:

 

- Existen distintos mecanismos de firma electrónica: firma electrónica simple, firma electrónica certificada y firmas digitales.

 

- La firma electrónica simple puede ser utilizada mediante un pacto previo entre las partes, mediante el cual se estipulan las condiciones legales y técnicas. Este mecanismo de firma genera autenticidad, es decir, puede establecerse la identidad de los firmantes probando la apropiabilidad y confiabilidad del mecanismo de firma, lo cual se acredita a través de un perito experto.

 

- La firma electrónica certificada es la emitida por un tercero de confianza, o sea una entidad de certificación digital, la cual da certeza sobre la identidad de las partes.

 

- El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita siempre y cuando cumpla estos requisitos: (i) el mecanismo de firma es único de la persona que lo usa, (ii) es susceptible de ser verificada, (iii) está bajo el control exclusivo de la persona que la usa, (iv) está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si se cambian la firma digital es invalidada.

 

- La firma digital es el único mecanismo que tiene una presunción legal de autenticidad e integridad. Esto significa que la persona que firma con este mecanismo no podrá repudiar el contrato laboral.

 

Al usar firma electrónica simple, certificada o firma digital se debe cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo.

 

Ciertamente, en la actualidad, es posible firmar electrónicamente un contrato laboral a través de estos mecanismos, incluso desde la expedición de la Ley 527 de 1999 era viable, jurídicamente, firmar contratos laborales de manera electrónica. Sin embargo, todo el proceso de afiliación al sistema de seguridad social era en físico y presencial, por lo cual, no se motivaba al empleador a tener y suscribir contratos laborales digitales.

 

Superando una pequeña barrera

 

Uno de los obstáculos de la firma electrónica en contratos laborales es el proceso de afiliación al sistema de seguridad social y riesgos profesionales. Si bien es posible hacer todo el proceso de firma del contrato por medios digitales, la afiliación y reporte de novedades en el sistema de seguridad social se venía haciendo de manera tradicional en papel y presencialmente. No obstante, para afrontar este problema, en el 2016, a través del Decreto 780, se crea el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT), entendido como un conjunto de procesos, procedimientos e instrumentos de orden técnico y administrativo, que dispondrá el Ministerio de Salud y Protección Social para registrar y consultar, en tiempo real, los datos de la información básica y complementaria de los afiliados, su afiliación y sus novedades.

 

En el mismo sentido, la Resolución 2389 del 2019, por la cual se definen los lineamientos generales para la operación del Sistema General de Riesgos Laborales en el SAT, estableció el reporte digital de la afiliación y reporte de novedades. La evidencia de este reporte será un documento electrónico (acto de notificación), que se puede adjuntar digitalmente a los anexos del contrato laboral digital del trabajador.

 

Así las cosas, hoy, gracias a estos desarrollos normativos, es posible adelantar todo el proceso de contratación laboral digital, incluyendo la afiliación al Sistema de Seguridad Social y Riesgos Laborales, por medios digitales y tener, por fin, un contrato laboral 100 % digital.

 

A modo de resumen

 

- Gracias al principio de equivalentes funcionales que introdujo la Ley 527 de 1999 es posible firmar un contrato, cualquiera sea su naturaleza jurídica, a través de medios electrónicos.

 

- Las afiliaciones y reporte de novedades en el Sistema Integral de Seguridad Social y Riesgos Profesionales podrán realizarse a través del SAT.

 

- Los contratos laborales podrán firmarse con mecanismos de firma electrónica simple, certificada o firma digital, acorde con la necesidad y criticidad de la información de cada empresa.

 

-Los mensajes de datos son plena prueba y se presumen auténticos.

 

- Es indispensable garantizar la autenticidad del contrato (que las partes firmantes son quienes dicen ser). Esto se logra con mecanismos de firma electrónica.

 

- Se debe garantizar la integridad del contrato laboral digital mediante mecanismos de firma digital.

 

- La suscripción del contrato de trabajo por medios electrónicos no debe tener ningún costo adicional para el trabajador.