Hacia la digitalización de las reuniones de asamblea y juntas directivas

Laura Echeverría García

Gerente Legal y Corporativa Certicámara S.A.

Definitivamente, el lado bueno de las crisis nos obliga a reinventarnos, y lo mejor de ello, es que, muchas veces, la reinvención a la que nos vemos abocados puede surgir de mecanismos y herramientas que ya existen, pero que aún no conocemos o no nos hemos atrevido a utilizar. Ejemplo de ello son las firmas digitales y el uso de tecnologías afines para garantizar la validez y seguridad jurídica, no solo de documentos como facturas o contratos, sino también de otros instrumentos necesarios en la gestión del gobierno corporativo como poderes, informes y actas.

Es clave recordar que, según lo dispuesto en el artículo 173 del Decreto 019 del 2012, más conocido como Decreto-ley Antitrámites, el cual modificó el artículo 56 del Código de Comercio, les es permitido a los empresarios llevar sus libros en archivos electrónicos que garanticen en forma ordenada Ia inalterabilidad, integridad y seguridad de Ia información, así como su conservación.

Así mismo, el Decreto 805 del 2013 reglamentó lo que, en este mismo contexto, debe entenderse por “archivo electrónico” y por “libro de comercio en medios electrónicos”, conceptos que, a todas luces, deben interpretarse en armonía con los postulados de la firma digital establecidos en la Ley 527 de 1999.

De igual forma, este decreto estableció el proceso que debe surtirse en caso de querer migrar de los medios tradicionales al entorno electrónico de los libros correspondientes, el cual consiste, básicamente, en la anulación de las hojas que no se hubieran agotado del libro físico que le precede. Por supuesto que, en su artículo 5º, también se refiere a la forma en la que deben inscribirse ante las cámaras de comercio todas las actuaciones sujetas a registro bajo esta misma modalidad.

De esta manera, es como el legislador ha previsto la posibilidad de que los empresarios realicen también el registro de sus actas por medios electrónicos, efecto para el cual la solicitud de inscripción, así como la copia o extracto del acta correspondiente deberá firmarse digital o electrónicamente, a través del uso de certificados emitidos por una entidad de certificación digital acreditada en Colombia, que es el actor idóneo y exclusivo para garantizar la autenticidad, integridad y no repudio del documento.

A todo lo anterior, debemos agregar que, ante la inminencia de la emergencia social, económica y ecológica decretada por el Gobierno Nacional, resultó necesario flexibilizar las reglas aplicables en materia de reuniones del máximo órgano social y de los estamentos directivos, a fin de no entorpecer las obligaciones legales de los comerciantes y agilizar la dinámica de sus negocios.

Lo anterior puede evidenciarse en el Decreto 398 del 2020 que permite la realización de reuniones mixtas y la configuración del cuórum para deliberar en reuniones no presenciales con la asistencia mínima de sus miembros prevista en la ley o los estatutos, así como dar un nuevo alcance a la convocatoria a la reunión ordinaria de accionistas o socios en el sentido de realizarla por medios virtuales, entre otras posibilidades.

Es por ello que los empresarios están llamados no solo a responder a las exigencias en materia sanitaria desde los escenarios propios del gobierno corporativo haciendo uso de este cúmulo de alternativas, sino también a capitalizar las herramientas dispuestas por la ley para dar un paso hacia la digitalización de las reuniones estatutarias y los documentos que hacen parte de ellas a través de la firma digital, la estampa cronológica y demás mecanismos tecnológicos afines.