La hora de la justicia en línea

Las principales decisiones estratégicas en la transición de un sistema basado en expedientes judiciales físicos a uno digital dependen de la respuesta dada a dos conjuntos de preguntas: (a) ¿Qué hacer con el inventario acumulado de expedientes físicos? ¿Se justifica transformar ese inventario físico en uno digital? ¿O es preferible seleccionar una fecha de corte a partir de la cual todos los expedientes comienzan a generarse en forma digital, aunque los anteriores continúen en físico?; y (b) ¿Qué significa “digitalizar”? ¿Se trata simplemente de convertir en imágenes documentos que originalmente fueron generados en físico y que, por consiguiente, no podrán ser objeto de tareas básicas como búsqueda o indexación? ¿O por el contrario se prefiere generar desde el primer momento bases de datos estructuradas que sí puedan serlo?

Las diferencias en cuanto a costos, tiempos y resultados pueden ser enormes. La transformación del inventario de expedientes físicos a digitales no es sencilla. La mejor tecnología disponible todavía requiere de la intervención humana para asegurar que el producto digital de esta conversión coincida con el original. Tratándose de millones de folios generados a lo largo de varias décadas, con diferentes estados de conservación, solo mecanismos de estricto control de calidad podrían asegurar que el resultado final sea aceptable en términos técnicos y legales.

Tales mecanismos suponen establecer una “fuerza de tarea” preparada para manejar el enorme volumen de información que genera cualquier despacho judicial, y podría tomar años en terminar su misión. Los costos varían de acuerdo al tamaño del personal requerido y al tiempo de su contratación. Pero el costo más alto es de oportunidad: frente a las expectativas de los usuarios sobre la implantación de un expediente judicial digital, esta opción puede distraer recursos que son esenciales para la operación inmediata del expediente digital hacia expedientes físicos que pueden no estar activos aun si permanecen en juzgados o tribunales.

Más aún, si se entiende por “digitalización” la generación de imágenes tomadas de expedientes físicos, los beneficios para la administración de justicia y los usuarios pueden ser limitados. En el fondo las imágenes son solo una copia mecánica del expediente físico, que puede servir de respaldo del original o de alternativa para acceder a la información por canales virtuales, pero que no facilita la navegación por el documento porque carece de motores de búsqueda o de índices, ni genera información estadística u otro tipo de metadatos en forma automática, esenciales para las decisiones gerenciales de la administración de justicia. Además la coexistencia de ambos expedientes (físico y digital) puede terminar favoreciendo al primero y dificultar la gestión del cambio. Por esa razón la estrategia de digitalizar el inventario o de hacerlo en forma de imágenes no parece la más recomendable para Colombia.

Embarcarse en la digitalización del inventario de expedientes físicos es una tarea descomunal (afectaría cerca de cuatro millones de expedientes) cuyos resultados tardarían años en verse. Puede además retardar la transición hacia un verdadero expediente digital, con ayudas apropiadas para la navegación del juez y del usuario que dejen atrás las anticuadas prácticas de múltiples “cuadernos” o “foliados”. Arrancar a partir de una fecha cierta con un expediente verdaderamente digital (no imagen) para jurisdicciones o distritos seleccionados es una opción viable que puede mostrar beneficios inmediatos para quienes presenten nuevas acciones (por ejemplo, de tutela o ejecutivos) que representen la mayor parte de la carga procesal de nuestros despachos. Las soluciones informáticas ya existen en el mercado y Colombia cuenta con entidades calificadas para asegurar jurídicamente expedientes digitales. Solo falta tomar las decisiones estratégicas.

El tema de los costos no es menor. Desaparecido el arancel judicial, la Rama Judicial y sus usuarios deben preguntarse cuál es la mejor opción para implantar un modelo de expediente digital que atienda sus necesidades básicas dentro de los recursos presupuestales de la Rama. Para ese fin se deben considerar tanto la inversión inicial en la puesta en marcha del sistema, su mantenimiento y operación durante una primera etapa con servicios básicos, y la transición a etapas posteriores con algunos servicios adicionales. Pero los usuarios y las compañías que ya les prestan servicios con base en información proporcionada por la Rama pueden preguntarse cuáles son las capas de información adicionales o los servicios complementarios que pueden prestar a los usuarios que quieran y puedan pagarlos. No es realista esperar que todos los servicios de una “justicia en línea” moderna sean prestados por la Rama Judicial en forma gratuita.

David Fernando Varela

Consultor internacional en reformas del sector público

*Texto resumido