Rembolso de gastos no requiere expedición de factura de venta o documento equivalente

Cuando en virtud de un contrato deba solicitarse rembolso de gastos realizados para el contratante y a su nombre debe diferenciarse lo que es tal rembolso de lo que constituye la presentación directa y propia del contrato.

Esta última es materia de facturación por parte del contratista, mientras que la solicitud de reconocimiento de rembolso puede formularse mediante otro documento. Por lo tanto, precisó la Dian, al estar frente a un mero rembolso de gastos no existe la obligación de expedir factura de venta o documento equivalente.

No obstante, señaló, los costos, deducciones e impuestos descontables deberán estar debidamente soportados, según corresponda. El artículo 743 del Estatuto Tributario señala que la idoneidad de los medios de prueba depende, en primer término, de las exigencias que para establecer determinados hechos dispongan las leyes tributarias o las leyes que regulan el hecho por demostrar.

De otra parte, en lo que respecta a la facturación en contratos de mandato, se ha dispuesto que en todos los casos las facturas deberán ser expedidas por el mandatario y, si este adquiere bienes y servicios en cumplimiento del contrato de mandato, la factura deberá ser expedida por el tercero proveedor a nombre del mandatario, siendo este último quien debe certificar el costo, gasto y/o descontable al mandante.

Nótese que se trata de la adquisición de bienes y/o servicios que fueron facturados, en su momento, por el respectivo proveedor, frente a las cuales el mandatario efectuó su pago, luego, en tanto correspondan al desarrollo del mandato, lo que el mismo pretende frente al mandante es su rembolso, caso en el cual no tiene lugar expedir una factura por este hecho.