Simplificación y racionalización de trámites a través de medios electrónicos con plena seguridad jurídica

Erick Rincón Cárdenas

Doctor en Derecho. Experto en Derecho y TIC

 

(i) Nota introductoria

 

En un contexto de globalización económica, la competencia exige, actualmente, una gestión más eficaz, integrada y completa de los recursos de un país. Los gobiernos se están enfrentando a las aspiraciones de una mejor calidad de vida y de mayor transparencia, y en ese escenario aparece de manera fundamental las tecnologías de la información y la comunicación (TIC).

 

Las TIC influyen en una nueva concepción del sector público y del sector privado indistintamente. En tal sentido, se han modificado ostensiblemente los paradigmas que gobernaban las formas de vida, la gestión de las entidades y empresas, los retos de cobertura de servicio y existe una necesidad imperativa de estar presente en la red, no solo de manera informativa, sino transaccional, lo que nos ubican en un nuevo panorama del cual Colombia no se puede abstraer.

 

Dentro de este marco, se encuentra el uso de las por parte de la administración pública, generándose el denominado Gobierno en Línea o gobierno electrónico, bajo la perspectiva de la prestación de los servicios y realización de trámites de la administración con sus usuarios, a través de medios electrónicos. El objetivo de la estrategia de Gobierno en Línea es contribuir con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo, y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, a través del aprovechamiento de las TIC, como un canal que debe garantizar la misma validez jurídica y probatoria que los medios tradicionales.

 

(ii) Administración electrónica y beneficios en la racionalización de trámites

 

Las organizaciones públicas tienen un importante papel en la nueva economía, facilitando el desarrollo económico y la inclusión social. Con ocasión de la Ley 1437 del 2011, la administración electrónica se puede definir como una nueva forma de gestión pública, basada en el uso interactivo de las TIC (internet), con el doble objetivo de la prestación de mejores servicios para ciudadanos y empresas, así como la mejora de los procesos internos de las organizaciones públicas. Ello conlleva la mejora de la gestión interna de las organizaciones y la mejora en la prestación de servicios electrónicos.

 

La administración electrónica implica el uso de internet para el desarrollo de servicios públicos rápidos e interactivos. Esta acepción incluye dos aspectos complementarios. Por un lado, los ciudadanos están bien informados y bien atendidos (e-goverment services). Por otro lado, los ciudadanos pueden participar activamente en los procesos públicos; este segundo aspecto nos lleva al concepto de democracia electrónica (e-democracy processes).

 

La administración electrónica abarca cualquier tipo de servicio, en cualquier momento, 24 horas al día y 7 días a la semana (24X7), desde cualquier lugar, y desde multitud de dispositivos de acceso, tales como el ordenador, el teléfono móvil, televisión digital, PDA, etc. Cada vez una mayor cantidad de organizaciones y entidades públicas muestran un impulso decidido por lograr una “administración electrónica".

 

Las líneas de actuación fundamentales de cualquier proyecto de administración electrónica se apoyan en tres elementos esenciales:

 

- El acceso público de los usuarios a los servicios.

 

- La reorganización interna de la propia administración.

 

- El intercambio de información entre la administración. 

 

La administración electrónica va más allá de un simple servicio telemático, y se sustenta en dos pilares fundamentales: la seguridad, proporcionada por las infraestructuras técnicas, y la validez jurídica, impulsada por un desarrollo normativo paralelo. Sus principales beneficios son los siguientes:

 

- Recorte de gastos. Con el ahorro de papel derivado de envíos y almacenamientos se reducen drásticamente los costos del proceso.

 

- Agilidad en la tramitación. Los diferentes pasos de un trámite se pueden realizar en pocos minutos y cómodamente, sin necesidad de desplazamiento alguno.

 

- Ahorro de espacio. Los documentos generados pueden ser almacenados fácilmente en medios de almacenamiento magnético u óptico.

 

- Procedimiento seguro. Mediante el empleo de certificados y firmas digitales, se garantiza en todo momento la autenticidad, la integridad y el no repudio de los documentos.

 

(iii) Seguridad jurídica en las comunicaciones electrónicas del Gobierno electrónico

 

Uno de los aspectos más relevantes de la normativa vigente es que las actuaciones de la administración pública deben contemplar la aplicación de mecanismos que permitan garantizar ciertos principios básicos exigibles a la documentación electrónica, estos son: (i) la autenticidad del origen, (ii) la integridad de su contenido y (iii) su adecuada conservación o disponibilidad.

 

El ordenamiento jurídico colombiano posibilita que los anteriores principios puedan ser satisfechos a través de la incorporación de la firma digital al mensaje de datos, a la luz de las disposiciones legales vigentes en la materia (L. 527/99 y Decreto Reglamentario 1747 del 2000). 

 

La autenticidad en las actuaciones de la administración pública por medios electrónicos, utilizando la firma digital estaría dada, pues cada parte de la relación se encuentra determinada, habida cuenta de que la clave privada empleada en la emisión de la firma digital solo puede estar siendo empleada por quien es su propietario.  Adicionalmente, cuando se firma digitalmente un documento, lo que se hace es manifestar estar acorde con el contenido del mismo, por ende, cuando un mensaje de datos se encuentra firmado a través de la firma digital, la cual proporciona el mayor grado de seguridad jurídica y técnica, se infiere que el autor (iniciador) del mensaje que consta en el certificado, debidamente expedido, está manifestando que su voluntad es la consignada en dicho documento electrónico y, por lo tanto, no puede negarse a los efectos que del mismo se derivan, estando obligado a lo que allí se establezca, pues se ha determinado que dicho documento es veraz y tiene plenos efectos.

 

La integridad puede verificarse en la utilización de la firma digital, pues se presume que el mensaje de datos recibido corresponde al enviado, por cuanto una vez ha sido firmado digitalmente, si se llegare a modificar cualquier parte del mismo, a través de los sistemas técnicos se puede comprobar tal cambio. La integridad significa que la información enviada a través del mensaje de datos no carece de alguna de sus partes, como tampoco ha sido transformada.

 

En lo que se refiere a la conservación de las actuaciones instrumentadas por medios electrónicos, se requeriría: (i) asegurar la consulta en el formato original en que se hayan transmitido, (ii) conservar los datos asociados y (iii) conservar los mecanismos de verificación de firmas.