ANÁLISIS: La notificación electrónica y la improcedencia de revivir términos procesales mediante traslados secretariales

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Diego Andrés Navarro Rangel
Abogado especialista

La transformación digital de la administración de justicia en Colombia ha generado importantes avances en materia de acceso, celeridad y eficiencia judicial. Sin embargo, también ha producido tensiones interpretativas sobre el alcance de las nuevas formas de notificación y traslado procesal. Una de las discusiones más relevantes consiste en determinar si, una vez surtido válidamente un traslado electrónico entre las partes conforme al parágrafo del artículo 9º de la Ley 2213 de 2022, resulta jurídicamente admisible que el despacho judicial vuelva a correr términos mediante una constancia secretarial o un auto posterior. La respuesta, desde una lectura sistemática de la norma y de los principios procesales, debe ser negativa.

Para comprender el problema, es necesario comenzar diferenciando tres conceptos fundamentales: notificación, traslado y oportunidad procesal.

La notificación es el mecanismo mediante el cual una parte conoce formalmente una decisión o una actuación procesal. El traslado, por su parte, es la oportunidad jurídica otorgada a una de las partes para pronunciarse frente a un acto de la contraparte, controvertirlo o solicitar pruebas relacionadas con este. Finalmente, la oportunidad procesal corresponde al término específico que el ordenamiento jurídico establece para ejercer un derecho dentro del proceso.

En otras palabras, el proceso judicial funciona sobre una lógica temporal estricta: cada actuación tiene un momento determinado y, vencido este, opera la preclusión.

La preclusión constituye uno de los pilares del derecho procesal. Significa, en términos sencillos, que las etapas del proceso avanzan progresivamente y no pueden reabrirse arbitrariamente. Si las partes pudieran intervenir indefinidamente o si el juez pudiera reactivar términos ya vencidos, el litigio nunca tendría estabilidad ni certeza. Precisamente por ello, los términos procesales son de orden público y de obligatorio cumplimiento.

En este escenario surge la Ley 2213 de 2022, que convirtió en legislación permanente varias medidas adoptadas durante la pandemia por el Decreto Legislativo 806 de 2020. La finalidad de esta normativa fue clara: simplificar los actos procesales, reducir formalismos innecesarios y permitir que los sujetos procesales interactuaran digitalmente sin depender exclusivamente de actuaciones secretariales.

Uno de los cambios más importantes se encuentra en el parágrafo del artículo 9º de la Ley 2213 de 2022, disposición según la cual, cuando una parte acredite haber remitido un escrito del cual deba correrse traslado a los demás sujetos procesales mediante canal digital, se prescindirá del traslado por secretaría.

La norma agrega que el traslado se entenderá surtido dos días hábiles después del envío del mensaje, comenzando posteriormente el cómputo del término correspondiente.

La expresión “se prescindirá” no es accidental ni decorativa. Desde una interpretación literal y sistemática, el legislador optó deliberadamente por eliminar la necesidad del traslado secretarial en aquellos eventos donde el acto procesal pueda ser trasladado directamente entre las partes. El propósito es evidente: evitar duplicidades innecesarias y agilizar el proceso.

En términos sencillos, si una parte ya envió válidamente el escrito a la contraparte, acreditó dicho envío y existe constancia de acceso al mensaje, no tendría sentido jurídico repetir exactamente la misma actuación desde el despacho judicial. Hacerlo implicaría desconocer la finalidad de simplificación procesal perseguida por la ley.

No obstante, algunos operadores judiciales han interpretado que, aun existiendo traslado electrónico entre las partes, el despacho conserva la facultad de volver a correr términos por secretaría para “garantizar derechos” o “evitar nulidades”. Aunque esta postura puede surgir de una intención garantista, presenta serios problemas jurídicos.

El primero consiste en que confunde las modalidades procesales previstas por el legislador. La jurisprudencia reciente de la Corte Suprema de Justicia ha insistido en que actualmente coexisten distintas formas de notificación y traslado, pero que no resulta admisible mezclarlas arbitrariamente. La autoridad judicial debe aplicar de manera coherente el mecanismo procesal escogido y previsto legalmente, sin combinar regímenes que produzcan inseguridad jurídica.

Esta tesis tiene especial relevancia porque el sistema procesal colombiano distingue claramente entre traslados de parte y traslados judiciales.

Los primeros son aquellos que no requieren valoración previa del juez, que por definición tienen naturaleza supletiva. Se trata de actuaciones cuyo traslado opera por ministerio de la ley y puede ser realizado directamente entre las partes. Precisamente allí encaja el parágrafo del artículo 9º de la Ley 2213 de 2022.

Los segundos, en cambio, sí requieren intervención judicial previa. Esto ocurre cuando el juez debe verificar requisitos, admisibilidad o procedencia antes de conceder una oportunidad procesal. Por ejemplo, el traslado de una demanda solo puede iniciarse después de su admisión, ya que previamente el juez debe examinar si cumple las exigencias legales. Del mismo modo, existen actuaciones procesales que exigen auto previo porque involucran una calificación judicial.

La diferencia no es menor. Cuando el acto requiere decisión judicial previa, el traslado depende necesariamente de un pronunciamiento del despacho. Pero cuando no existe tal exigencia legal y el legislador expresamente autorizó el traslado directo entre las partes, el juez no puede recrear una oportunidad procesal ya agotada.

Permitir lo contrario implicaría abrir la puerta a la reviviscencia indebida de términos procesales. Esto ocurre cuando una actuación ya vencida vuelve artificialmente a ponerse en marcha sin fundamento legal expreso.

El problema no es meramente formal. La reapertura de términos tiene efectos sustanciales sobre el debido proceso, la igualdad de armas y la seguridad jurídica. Pensemos en un caso hipotético: una parte recibe válidamente un escrito, conoce su contenido y decide no pronunciarse dentro del término legal. Si posteriormente el despacho vuelve a correr traslado, en la práctica estaría otorgándole una segunda oportunidad que el legislador nunca previó. Mientras tanto, la contraparte, que sí cumplió oportunamente con sus cargas procesales, ve alteradas las reglas inicialmente aplicables.

El proceso judicial no puede depender de criterios variables ni de decisiones discrecionales sobre cuándo un término debe “volver a correr”. Las reglas procesales existen precisamente para garantizar previsibilidad.

Ello no significa desconocer el deber del juez de proteger derechos fundamentales ni impedir decisiones ajustadas al interés superior de determinados sujetos de especial protección constitucional. Sin embargo, incluso en esos escenarios, el operador judicial continúa sometido al principio de legalidad procesal. La protección material de derechos no autoriza la inobservancia de normas procesales expresas, salvo habilitación legal concreta.

En un Estado de derecho, el juez posee amplias facultades de dirección del proceso, pero estas no equivalen a la potestad de modificar libremente las etapas procesales diseñadas por el legislador. El artículo 230 de la Constitución Política es claro al señalar que los jueces, en sus providencias, están sometidos al imperio de la ley.

En conclusión, el parágrafo del artículo 9º de la Ley 2213 de 2022 introdujo un cambio trascendental: cuando una parte acredita el envío digital de un escrito sujeto a traslado, el trámite secretarial se torna innecesario. Revivir términos mediante constancias o traslados posteriores no solo desnaturaliza el modelo procesal digital, sino que además afecta principios estructurales como la preclusión, la seguridad jurídica, la igualdad procesal y el debido proceso. La justicia digital no fue concebida para duplicar actuaciones, sino para simplificarlas.

Por ello, el respeto de las reglas temporales del proceso constituye una garantía esencial para todos los intervinientes y no un simple formalismo prescindible.

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