Evidencia digital en auditorías contables

¿Es necesario un perito informático para realizar auditorías contables?

¿Cuáles son las técnicas para la detección de fraudes contables con informática forense?

Pregunta Carlos Osorio, de Medellín

Estas preguntas han sido reiterativas entre los lectores de Adalid Corp., quienes resaltan el modelo de alternancia como un factor de vulnerabilidad en el uso y el tratamiento de datos en las compañías, por las nuevas posibilidades que hay para la sustracción de información de manera fraudulenta. Nuestro equipo experto en peritaje informático, extracción de evidencias digitales y peritos especializados en contabilidad responde:

Para nadie es un secreto que los “libros contables” han sido digitalizados. Hoy, no hay registros en papel. Por esta razón, es fundamental establecer políticas y protocolos para determinar la veracidad de los estados financieros de las compañías, asegurando de todas las formas posibles archivos digitales con información relevante en una auditoría, en donde los empresarios registren pasivos, patrimonios y pérdidas, o en donde, incluso, podrían existir ganancias ficticias, estados falsificados, malversación de fondos, sobornos, desfalcos, extorsión y lavado de dinero.

La información

En primer lugar, es importante que las organizaciones creen sistemas de control y aseguramiento de los datos contables, para así certificar que su software podría crear o exportar información que sea accesible. De otro lado, crear imágenes forenses o copias espejo de la información debe ser una constante periódica, pues esto garantizará la trazabilidad e inalterabilidad de los documentos electrónicos.

Las firmas

Algunos documentos contables requieren como requisitos legales la firma de los responsables, contadores, auditores, revisores fiscales y representantes legales, para así certificar el contenido de ciertos documentos de conformidad con el Decreto 2364 del 2012. Dichos documentos deberán cumplir los requisitos de firma electrónica y que un perito revise el valor probatorio de la misma de acuerdo con la ley.

Las evidencias

En los procesos de auditoría contable, siempre que se trate de evidencias digitales, es sumamente importante que la recolección cumpla con el estándar internacional ISO 27037 desde el punto de vista técnico, así como reunir los conocimientos básicos de legalidad de cada tipo de evidencia, incorporados en la Ley 527 de 1999. Al respecto, cobran relevancia conceptos como cadena de custodia y aseguramiento de información, previendo, sobre todo, el riesgo de supresión o modificación de la información.

Resulta relevante que los auditores contables inserten en sus procesos productos de certificación electrónica como www.evlab.co y, de la misma forma, incluyan procedimientos forenses, que ayuden en su momento a probar los correos electrónicos, los movimientos contables y, en general, certificar que los documentos contaron con un proceso de aseguramiento de evidencia digital y, lo más importante, que la información analizada no podía ser modificada.  

* Sección patrocinada. Estas opiniones de expertos de Adalid Corp. no constituyen concepto legal y son responsabilidad exclusiva de esa firma.