Trámites como matrimonios y testamentos se podrán realizar digitalmente en las notarías

La Superintendencia de Notariado y Registro (SNR) publicó los actos administrativos y anexos técnicos, a partir de los cuales se empezará a prestar el servicio público notarial de forma digital, en estos se relacionan las características técnicas, normativas y funcionales que deben cumplir los despachos y sus sistemas de información para la prestación de servicios no presenciales, a través de la utilización de medios electrónicos. 

 

 

 

 

No obstante, la entidad manifiesta que el usuario puede escoger la presencialidad de forma concomitante con la prestación del servicio por medios digitales.

 

El proyecto se ha desplegado a través de fases o etapas, las cuales permitirán una implementación gradual de todos los aspectos técnicos, jurídicos y tecnológicos.

 

Así, las notarías que cumplan con los requisitos técnicos y que habilite la Supernotariado tendrán la posibilidad de realizar más de 400 trámites digitales, tales como matrimonios, diligencia de autenticación, testamentos y otorgamiento de escrituras, entre otros. Para ello, los usuarios deberán tener su firma inscrita en registro electrónico, proceso que también hace parte de este proyecto.

 

“Para efectos de las actuaciones notariales por medios electrónicos, previo a la rogación de estas, deberán contar con un registro electrónico con base en el cual se creará la firma electrónica del usuario firmante, de conformidad con el Decreto 2364 del 2012, y tendrá una vigencia de un año, contado a partir de la autorización del registro hecha por el notario”, explica el documento.

 

Por su parte, la firma digital del funcionario deberá contar con el respaldo de una entidad de certificación digital acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC).

 

Lineamientos generales

 

Dentro de los lineamientos generales, se señala que todas las tareas no presenciales deberán tener trazabilidad en la plataforma buscando que el usuario del servicio público tenga claro sus puntos de interacción, permitiendo la identificación de la diligencia en cada uno de sus estados o etapas dentro del proceso de generación del acto notarial digital.

 

La interfaz de las diligencias debe presentar al ciudadano la descripción de los mismos, los requisitos para su realización, pasos por seguir, las tarifas y los medios de pago electrónicos.

 

Como mecanismo complementario para la verificación de rogación, se podrá utilizar el recurso de videollamada, siempre y cuando se cumpla con las siguientes características:

 

1. Debe realizarse de manera síncrona entre las partes.
2. Garantizar comunicación estable entre las partes.
3. Garantizar la trazabilidad del acto notarial mediante grabación y descarga.

 

Así mismo, se indica que la solución tecnológica debe estar implementada para entornos web y móvil y deberá contar con un módulo para el agendamiento de citas virtuales. También se resalta que debe permitir que el usuario envíe y cargue a la notaría los documentos necesarios para la ejecución del trámite.

 

Igualmente, debe permitir el pago de servicios a través de canales electrónicos que garantice al notario el cobro de los derechos notariales e igualmente, debe permitir que el usuario envíe y cargue a la notaría los documentos necesarios.

 

Interoperabilidad

 

Los actores del proceso notarial en Colombia deben adoptar e implementar los lineamientos establecidos en el Marco de Interoperabilidad de la política Gobierno Digital del Ministerio de las TIC4.

 

La Supernotariado dispuso la adquisición de una nube pública para gestionar el almacenamiento y preservación de todos y cada uno de los actos notariales y/o repositorio notarial digital. Para acceder al sistema de repositorio, el usuario puede acceder mediante dos opciones, una interfaz web o un servicio web, donde el usuario queda validado para enviar los datos al repositorio documental. Dicha información podrá ser consultada, analizada y aprovechada mediante técnicas de interoperabilidad según los lineamientos jurídicos de la SNR.

 

Este repositorio acarreará consigo múltiples beneficios, algunos de ellos encaminados a soportar el nivel de transacciones y volumetría de procesos, a mitigar el riesgo de pérdida de protocolos notariales, al reporte de estas operaciones en línea, a permitir visitas virtuales “extra situ” que implican reducción de costos por desplazamientos.

 

Código único de acto notarial

 

Se establecerá un nuevo código único de acto notarial digital denominado “Cuandi”, el cual garantizará una codificación exclusivamente para los actos notariales que se generen digital o electrónicamente, a fin de salvaguardar la seguridad y trazabilidad de los mismos.

 

Finalmente, es de aclarar que las notarías aún se encuentran en proceso de verificación del cumplimiento de los lineamientos establecidos y la autorización se hará mediante la expedición del acto administrativo correspondiente. La entidad espera tener los primeros despachos habilitados iniciando el próximo mes.

 

(Supernotariado, Resolución 011 y anexo técnico, Ene. 4/21)