Mejores prácticas sobre asambleas de accionistas virtuales para emisores de valores

A raíz de la pandemia, durante el 2020, la utilización de mecanismos virtuales para la realización de las asambleas generales de accionistas registró un impulso importante y se prevé que seguirá siendo clave durante este 2021, no solo por la continuidad de la situación sanitaria, sino por el valor agregado que aportan a las compañías y a sus accionistas.

Por esta razón, con el propósito de velar por la adecuada ejecución de las reuniones de las asambleas y el cumplimiento de los deberes que les asisten tanto a los emisores de valores como a sus administradores, la Superintendencia Financiera publicó la Guía de mejores prácticas sobre asambleas de accionistas virtuales.

El documento incluye algunas buenas prácticas adicionales a los requerimientos legales basadas en las conclusiones del “Report of the 2020 Multi-Stakeholder Working Group on Practices for Virtual Shareholder Meetings”, para ser implementadas por los emisores de valores en la planeación y desarrollo de sus reuniones virtuales.

La entidad aclara que estas recomendaciones no sustituyen ni limitan los deberes de revelación de información importante contemplados en la normativa aplicable a los emisores de valores, con relación a las convocatorias de las asambleas y a las decisiones que se adopten en las reuniones citadas.

Convocatoria

1. Acompañar la convocatoria con instrucciones completas y detalladas sobre cómo los accionistas pueden asistir a la reunión y votar.
    
2. Acompañar la convocatoria con instrucciones completas y detalladas sobre cómo los accionistas pueden ejercer su derecho de inspección, en caso de que se utilicen mecanismos virtuales para el efecto.
    
3. Indicar si la asistencia a la reunión está limitada a los accionistas o abierta a invitados.
    
4. Indicar si la reunión será grabada y si los accionistas o sus apoderados deben dar algún tipo de consentimiento previo para el efecto.
    
5. Explicar cómo se llevará el control del cuórum durante la reunión.
    
6. Señalar cómo se verificará la identidad de los asistentes y el cumplimiento de los requisitos legales en relación con los poderes que otorguen los accionistas.
    
7. Proporcionar instrucciones sobre cómo y cuándo los accionistas podrán hacer preguntas en la reunión.
    
8. Publicar la convocatoria y sus anexos en la página web del emisor y en cualquier otro medio reconocido para que se encuentre disponible de forma permanente.
    
9. Proveer una línea de apoyo técnico, disponible durante la reunión y de forma previa, en caso de que los accionistas tengan dificultades para acceder a esta o quieran hacer alguna consulta sobre el funcionamiento del mecanismo virtual.

Desarrollo de la reunión

1. Coordinar, en caso de que existan, propuestas de los accionistas con los proponentes antes de la reunión para discutir la logística de la presentación de sus propuestas y el espacio para hacer preguntas.
    
2. Asegurarse de que los proponentes conozcan el orden del día de la reunión, cuándo se presentarán sus propuestas, cómo sabrán en qué momento hablar, cualquier limitación de tiempo o duración de sus declaraciones y otras instrucciones necesarias para que los proponentes hagan su presentación.
    
3. Discutir los planes de contingencia en caso de que el proponente se enfrente a dificultades técnicas para asistir a la reunión (como proporcionar una declaración pregrabada o escrita a la empresa como respaldo).
    
4. Explicar brevemente al inicio de la reunión los mecanismos de votación, formulación de preguntas y los canales de asistencia técnica para los accionistas (en caso de aplicar).
    
5. Permitir la formulación de preguntas de los accionistas en tiempo real en la reunión y que estas sean directamente presentadas por los accionistas (de forma oral o escrita).
    
6. Describir cómo se determinará el orden de respuesta a las preguntas, tanto aquellas formuladas con anterioridad a la reunión como las que surjan en esta.
    
7. Aclarar si se aceptarán múltiples preguntas de un solo accionista.
    
8. Si se responde a varias preguntas sobre el mismo tema, indicar todas las preguntas que se cubrirán en la respuesta.
    
9. Proporcionar un mecanismo visible y sencillo en la página principal de la plataforma utilizada para que los accionistas voten y cambien sus votos si lo desean durante el tiempo en que las urnas estén abiertas.
    
10. Verificar que el proveedor de servicios de la plataforma virtual es capaz de mantener la integridad de la votación y certificar los votos emitidos en esta.
     
11. Proveer mecanismos para que las personas con algún tipo de discapacidad puedan acceder y participar en la reunión en las mismas condiciones que los demás accionistas.

Después de la reunión

1. Publicar la convocatoria, un resumen de las decisiones adoptadas en la reunión y demás información pertinente a esta en el sitio web de la compañía por un tiempo razonable.
    
2. Publicar todas las preguntas recibidas antes y durante la reunión, así como las correspondientes respuestas en el sitio web de la compañía en un periodo de tiempo razonable después de la reunión.
    
3. Publicar en su sitio web una grabación de toda la reunión (en caso de haberse realizado) para que se encuentre disponible para los accionistas durante un periodo de tiempo determinado y prolongado.

(Superfinanciera, Documento, 02/06/2021 )