Registro mercantil de libros de comercio: ¡un fiasco!

Néstor Humberto Martínez Neira Socio de Martínez Neira Abogados Consultores

Lo que ha ocurrido a partir del Estatuto Antitrámites del año pasado en materia de libros de comercio realmente es de replay. Para empezar, en él se dispuso que los libros de contabilidad de los comerciantes no debían inscribirse en el registro público de comercio, con lo cual se le restó a los mismos una formalidad que buscaba asegurar su integridad y autenticidad para impedir el manejo fraudulento de la información contable. Flaco error se le prestó así a la seguridad jurídica y contable del país.

La Circular 100 del 2012 de la Superintendencia de Sociedades reafirmó que en Colombia ya no se requiere la inscripción de los libros en los que se asienta la contabilidad empresarial.

Lo absurdo de todo esto es que, al mismo tiempo, el Decreto Antitrámites (D.-L. 19/12) estableció que los libros podían llevarse en medios electrónicos, cuyo registro público sería reglamentado por el Gobierno, con lo cual se cometió otro desatino conceptual y de conveniencia, ya que desde 1971 el Código de Comercio (art. 48) preveía que estaba autorizada la utilización de cualquier procedimiento técnico-contable que permitiera asentar las operaciones de los negocios.

Es así como, en desarrollo del artículo 128 del Decreto 2649 de 1993, se autorizó a los hombres de negocios a llevar en “forma mecanizada o electrónica” los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas, etc., a condición de que el empresario contara con “los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables”.

Es decir, la legislación preexistente autorizaba que los libros de comercio se asentaran en medios electrónicos, sin necesidad de documentarlos en papel, a cambio de que se pudieran consultar en cualquier tiempo mediante una infraestructura dispuesta para tal fin por el comerciante y, claro está, siempre que en ellos no se hicieran alteraciones, supresiones o correcciones, después de llevarse a cabo las anotaciones correspondientes, en cuyo caso perdían todo valor probatorio.

Por eso hemos sostenido en estas mismas páginas de ÁMBITO JURÍDICO que, a la luz de tales regulaciones, la contabilidad sistematizada y demás libros llevados en sistemas computacionales no requerían documentarse físicamente, por lo que era inapropiada la práctica de imprimir en formas continuas los registros electrónicos, las que a su vez hacían las veces de libros mercantiles que se inscribían en las cámaras de comercio. Ello era innecesario porque los libros llevados en medios electrónicos constituían verdaderos libros de comercio, para todos los efectos legales.

Y como en esos casos se autorizaba que los libros fueran virtuales, resultaba a todas luces improcedente hablar de su inscripción mercantil en las cámaras de comercio, ya que dicha formalidad solamente procedía respecto de los libros físicos, de conformidad con el artículo 39 del Código de Comercio.

Desde el punto de vista técnico, es muy claro que los libros de comercio electrónicos no requieren la formalidad de su inscripción para mantener su integridad, ya que los sistemas conservan cualquier cambio o manipulación que se haga de los registros electrónicos originales y, de esta manera, los trazos que quedan dejan evidencia de la alteración de los asientos primigenios.

A pesar de ello y como una verdadera paradoja, el regulador antitrámites consideró que debía exigir el registro mercantil de los libros de comercio, registro que acaba de reglamentar el Decreto 805 del 2013, con lo que se le impuso un nuevo trámite superfluo a los empresarios.

La nueva regulación establece que la inscripción se hará de conformidad con las plataformas electrónicas o sistemas de información previstos para tal fin, a efecto de que la información contenida en el libro permanezca inalterada. Describen sus disposiciones toda clase de requerimientos técnicos que, en cualquier caso, eran innecesarios, si se perpetuaba la práctica y la regla de que el registro del libro virtual no tenía sentido.

Así queda de bulto la improvidencia con la que se ha manejado este tema en los últimos años, al punto de que, sin ruborizarse, afirma el Decreto 805 del 2013 (art. 10), que los libros de comercio electrónicos son oponibles solamente si se inscriben en el registro público de comercio mediante el procedimiento allí descrito. Dicha previsión constituye una insensatez, porque el registro de los libros nunca ha procurado hacer oponible su contenido frente a terceros. De ser así, habría que concluir que en Colombia se habría perdido el carácter confidencial de las actas de asambleas o los del registro de accionistas, entre otros, lo que sería un verdadero fiasco.