Expediente electrónico, ¿se quedará en el papel?

Desde antaño, la imagen de los despachos judiciales en el país ha sido la misma: torres de procesos que envejecen a la espera de su resolución. Sin embargo, esto no debería continuar así indefinidamente.

 

En 1996, la Ley 270 le asignó al Consejo Superior de la Judicatura (CSJ) la función de propender por la incorporación de la tecnología de avanzada al servicio de la administración de justicia, lo que incluye el trámite de procesos en medios electrónicos.

 

No obstante, el tema solo fue desarrollado con la expedición, en el 2011 y 2012, respectivamente, del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) y el Código General del Proceso (CGP), los cuales concibieron la utilización de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) en estas áreas.

 

Justamente, el CPACA dio un plazo de cinco años a la Sala Administrativa del CSJ, para que implemente el expediente judicial electrónico, esto es, el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a las actuaciones judiciales que puedan adelantarse en forma escrita dentro del proceso.

 

A su vez, el CGP permite que esos actos se realicen a través de mensajes de datos, la gestión de expedientes digitales y el litigio en línea, lo cual deberá ponerse en práctica de forma gradual, en el marco del plan de justicia digital.

 

Incluso, la Ley 1709 del 2014, que reformó el Código Penitenciario y Carcelario, establece que los jueces de ejecución de penas y medidas de seguridad llevarán el registro de sus actuaciones en un expediente digitalizado y usarán medios electrónicos en la realización y conservación de las audiencias y diligencias.

 

El mandato legal es claro y depende del Estado hacerlo realidad. Por ello, ÁMBITO JURÍDICO consultó a diversos expertos sobre las probabilidades de que el expediente electrónico remplace al físico.

 

Primeros pasos

Mediante el Acuerdo 9269 del 2012, el alto tribunal adoptó el Plan Estratégico Tecnológico de la Rama Judicial, que tiene una ejecución temporal inicial de seis años. Con el fin de desaparecer el uso del papel, uno de sus ejes es el modelo de expediente electrónico inteligente, que requerirá la estandarización de flujos de procesos y formatos, la notificación electrónica y la habilitación de un sistema de gestión de casos, entre otros componentes.

 

En esa época, la corporación planteó la posibilidad de que, en el mediano plazo, se pudiera litigar por internet y adquirir la cultura del “cero papel”. En efecto, ya hay un ejemplo de ello, pues el Juzgado Segundo Civil del Circuito Especializado en Restitución de Tierras de Ibagué profirió una sentencia tramitada totalmente por medios electrónicos, adoptada en un proceso radicado el 23 de septiembre del 2013.

 

Este fallo marca el inicio del litigio en línea y representa un avance significativo en la transformación cultural, el incremento de la eficiencia y eficacia de las decisiones judiciales y el fortalecimiento de la capacidad institucional, afirmó el CSJ.

 

Al respecto, el entonces presidente de la Sala Administrativa, Edgar Sanabria, destacó que se está “desarrollando el módulo de notificaciones adscrito al Sistema de Gestión Judicial y Documental Justicia XXI, que incorporará el envío de mensajes de datos y SMS a los teléfonos celulares y de correos electrónicos con documentos adjuntos en cualquier etapa del proceso, guardando las políticas de seguridad, control de integridad, no repudio y publicidad”.

 

De otro lado, con el apoyo del Ministerio de las TIC, la Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla y el Banco Interamericano de Desarrollo, los funcionarios y empleados judiciales participan en diversos programas de formación, capacitación y sensibilización en el acceso, uso y apropiación masiva de estas tecnologías, agregó.

 

Condiciones

Ante los peligros derivados de los mismos avances tecnológicos, un factor que no se puede ignorar en este contexto es la manera de obtener seguridad jurídica en el tratamiento de la información.

 

Bajo las leyes 527 de 1999 y 594 del 2000, un expediente electrónico debe satisfacer la garantía del origen de los documentos que lo conforman, los extremos de conservación temporal, que no exista alteración en el proceso de archivo y conservación y la posterior consulta o disponibilidad de la información, explica el gerente de Certicámara, Erick Rincón.

 

En concepto del director de la Especialización en Derecho Comercial de la Universidad de Los Andes, Nelson Remolina, es necesario utilizar mecanismos neutros tecnológica y jurídicamente que garanticen la autenticidad, integridad y confidencialidad de los documentos.

 

Según Sanabria, la Unidad de Informática de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial está diseñando un programa continuo en seguridad de la información destinado a administrar los riesgos apropiadamente y garantizar el cumplimiento de los requerimientos legales y contractuales.

 

Trabas

El procesalista Ramiro Bejarano coincide con Remolina en que ya existe una regulación suficiente en la materia, pero aún no hay una implementación real de la misma.

 

Aunque se cuenta con un gran número de normas aplicables al tema, tampoco son objeto de divulgación o sensibilización, además, no hay una infraestructura tecnológica idónea, asevera Rincón.

 

También persiste la falta de capacitación de los funcionarios y ciudadanos, de recursos económicos y de una política estatal sobre identificación electrónica ciudadana, la ausencia de una entidad pública de certificación abierta y la actuación descoordinada de los entes y servidores públicos, señala Remolina.

 

Igualmente, Bejarano indica que mientras los juzgados no cuenten con los implementos técnicos y los recursos materiales, “el paso a un expediente electrónico seguirá siendo una quimera”. Sumado a ello, “los jueces y abogados son reacios a los cambios revolucionarios y al tránsito a la modernización, en especial quienes llevan cierto tiempo ejerciendo la profesión”.

 

Enrique Arboleda, exconsejero de Estado, considera como obstáculos el alto volumen de procesos y la falta de planeación por parte del CSJ y de recursos para ejecutar, al igual que la resistencia al cambio, la desconfianza hacia los medios electrónicos y la ignorancia.

 

Frente a eso, Sanabria responde que se solicitó al Ejecutivo disponer de 300.600 millones de pesos para los proyectos tecnológicos, pero únicamente asignó 137.500 millones en el 2014. “Si el Gobierno no gira los recursos necesarios, afecta la incorporación de las TIC en la justicia, retrasa la aplicación gradual de la oralidad, la planeación pierde su eficacia y dichos proyectos quedan en la absoluta incertidumbre”, sostiene.

 

¿Letra muerta?

El tiempo apremia y, tal como ocurre con el plan de descongestión judicial y la implementación del sistema oral, existen varias tareas pendientes a cargo de las tres ramas del Poder Público.

 

De hecho, se adelanta el proyecto llamado Sistema de Gestión Documental, que estaría en funcionamiento en los siguientes cuatro años y constituirá la plataforma única de gestión documental y archivística de la Rama Judicial, la cual será empleada como la primera versión del expediente digital, siempre y cuando el Gobierno otorgue el presupuesto requerido, resalta Sanabria.

 

Adicionalmente, la colaboración del Banco Mundial facilitará desarrollar programas virtuales que promuevan el acceso de los ciudadanos a los servicios de justicia en línea y el mejoramiento de la accesibilidad de los grupos vulnerables, añadió el magistrado.

 

Para el juez de control de garantías Alexander Díaz, la necesidad y el desarrollo de la tecnología y la interacción de otros sistemas judiciales internacionales obligarán a Colombia a acelerar la aplicación del expediente electrónico.

 

A juicio de Arboleda, “el cambio se está dando, quizás en retazos y a lo pobre. En el término que dio el CPACA tendremos una muy buena comunicación y capacidad de almacenamiento”. Por su parte, Rincón cree que todo está dispuesto tecnológicamente, pero es fundamental el interés, empuje y dinamismo de los responsables en la Rama Judicial.

 

Por tanto, la voluntad política es clave en el logro de la meta. Mientras tanto, la esperanza de que el panorama de los despachos atiborrados de columnas de expedientes desaparezca sigue latente.

 

TIC en la legislación extranjera

 

Estas son algunas de las normas que adoptaron el proceso electrónico en otros Estados:

 

Panamá (L. 15/08): permite el uso de medios electrónicos en el trámite y la sustanciación de los procesos judiciales.

 

Paraguay (L. 4017/10): reconoce la validez jurídica de la firma digital, los mensajes de datos y el expediente electrónico y regula su utilización.

 

España  (L. 18/11): fija las condiciones para realizar la íntegra y obligatoria tramitación electrónica de los procedimientos. Así, determina el foliado, copiado y archivo de los documentos electrónicos, la firma digital, la sede judicial electrónica y demás aspectos de esta gestión.

 

Costa Rica (Circ. 139/11): establece el procesamiento de las acciones judiciales cero papel, por medio de autos digitales, el empleo de internet y el acceso a través redes internas y externas.