El 31 de marzo vence el plazo para renovar la matrícula mercantil

Martín Fernando Salcedo

Vicepresidente de Servicios Registrales de la Cámara de Comercio de Bogotá

La matrícula mercantil se considera el medio que acredita por excelencia la calidad de comerciante, identifica su establecimiento de comercio y sirve como mecanismo de prueba de la ejecución de la actividad mercantil. Es una obligación para todas aquellas personas que desarrollen de forma profesional actividades comerciales, sean naturales o jurídicas.

El registro público de comercio es una de las instituciones más antiguas del ámbito comercial. Surgió en el Derecho Mercantil como un medio para determinar la vinculación del comerciante a su respectiva agremiación en forma de matrícula, que, al mismo tiempo, le daba carácter oficial a su calidad y lo sometía a la jurisdicción de los tribunales consulares.

En nuestro contexto normativo, la Ley 28 de 1931 estableció la matrícula de los comerciantes en las cámaras de comercio y encargó a las mismas el registro de los libros, los documentos de constitución y las reformas de las sociedades comerciales. Esto fue ratificado por el Código de Comercio (D. 410/71).

Precisamente, el artículo 19 de esta codificación aclaró que la obligación va más allá del simple registro en el momento de inicio de las actividades comerciales, ya que también comprende la renovación anual de la matrícula, que se debe realizar durante los tres  primeros meses del año (hasta el 31 de marzo).

Las entidades sin ánimo de lucro gozan de los beneficios que brinda la renovación, razón por la cual el Decreto 19 del 2012 estableció para estas la obligación de renovar la inscripción anualmente, en los mismos términos y condiciones del registro mercantil.

Con el ánimo de facilitar a los empresarios la renovación, para el caso de Bogotá, la cámara de comercio de esta ciudad dispuso una herramienta virtual que cumple con todas las garantías de seguridad y validez jurídica exigidas por la Ley 527 de 1999. Es un proceso fácil, rápido y seguro, al cual se accede al ingresar a www.ccb.org.co/renovaciones, y seguir estos pasos:

Obtener la clave virtual. Es una contraseña alfanumérica de carácter confidencial, personal e intransferible, indispensable para realizar el proceso de la renovación de la  matrícula por internet. 

Diligenciar el formulario por internet. El empresario persona natural o representante legal deberá registrar su clave virtual, su número de identificación, correo electrónico y el número de matrícula de la empresa a renovar. En este formulario, es necesario registrar la información de contacto, financiera y las actividades económicas que desempeña la  empresa y sus establecimientos de comercio.

Renovar por internet. En la renovación por internet, los formularios de renovación no tienen costo.

Pago virtual. Una vez sea diligenciado el formulario por internet, el sistema arrojará un recibo con un código de barras, con el que puede realizarse el pago de forma virtual, en bancos o cualquiera de las sedes de la cámara.

Una vez procesada la información reportada por el comerciante, esta se verá reflejada en los correspondientes certificados emitidos por la entidad correspondiente.

Beneficios y sanciones

El principal beneficio que obtiene el comerciante al realizar la renovación oportuna de su matrícula y la de sus establecimientos de comercio, además de tener la tranquilidad de cumplir con tal obligación y evitar sanciones, es mantener actualizada su información en el registro público. Esto le permite convertirse en proveedor potencial de otras empresas formales, llegar a nuevos mercados, facilitar su acceso al sistema financiero y participar de los diferentes programas del Estado.

La Superintendencia de Industria y Comercio ha destacado que renovar la matrícula mercantil oportunamente proporciona seguridad y confianza en los negocios y lo acredita ante los clientes como un comerciante legalmente constituido y cumplidor de sus deberes legales.

Ahora bien, respecto a las sanciones por incumplimiento, la Ley 1727 del 2014 consagra multas de hasta 17 salarios mínimos legales mensuales vigentes para los comerciantes y establecimientos incumplidos. Para este efecto, las cámaras de comercio tienen la obligación de reportar a la Superintendencia de Industria y Comercio, en abril de cada año, las matrículas que no se renovaron en el plazo legal.

Así mismo, la norma ordenó la depuración anual del Registro Único Empresarial y Social de quienes hayan incumplido la obligación de renovar en los últimos cinco años. En consecuencia, las personas jurídicas quedarán disueltas y en estado de liquidación y a las personas naturales, los establecimientos de comercio, sucursales y agencias les será cancelada su matrícula mercantil.

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