Así se inscribirán bases de datos que posean empresas privadas y sociedades mixtas en el registro nacional

A través de la Circular Externa 02 del pasado 3 de noviembre, la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) impartió instrucciones a los responsables del tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en cámaras de comercio y sociedades de economía mixta, para realizar la inscripción de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (Rnbd).

El proceso de inscripción se realiza en línea desde ayer 9 de noviembre, en el portal web de la entidad, así: www.sic.gov.co e ingresar al micrositio de “protección de datos personales”, ubicado en la barra horizontal superior, luego “sobre protección de datos personales” y, finalmente, “registro de bases de datos” en el menú vertical que está al lado izquierdo.  

Además de la información establecida en el capítulo 26 del Decreto 1074 del 2015, único reglamentario del sector Comercio, Industria y Turismo, por el cual se reglamentó el artículo 25 de la Ley 1581 del 2012 (Ley de Hábeas Data) , los responsables deberán inscribir la siguiente información:

a) Aquella almacenada en la base de datos, agrupada por categorías y subcategorías, de acuerdo con la naturaleza de los mismos.

b) Medidas de seguridad, correspondientes a controles implementados para garantizar la seguridad registrada, teniendo en cuenta las preguntas previstas para el efecto.

c) Procedencia de los datos, del titular o de terceros y si cuenta con autorización para el tratamiento o exoneración.

d) Transferencia internacional de datos personales, que comprende la identificación del destinatario, el país en el que está ubicado y si está cobijada por una declaración de conformidad.

e) Transmisión internacional de datos personales, que comprende la identificación del destinatario como responsable, el país en el que está ubicado, si está cobijada por una declaración de conformidad y si existe un contrato de transmisión.

f) Cesión o transferencia nacional de bases de datos, que incluye la identificación del cesionario, considerado responsable a partir del momento en que se perfeccione la cesión.

g) Reporte de novedades reclamos e incidentes, una vez finalizada la inscripción de la base de datos en el Rnbd. Esta información no estará disponible para conculta pública.

La inscripción podrá realizarse en cualquier momento dentro del año siguiente a la fecha en que se habilite el registro. Para evitar el vencimiento de este plazo e inscribir las bases oportunamente, la entidad sugirió este cronograma:

Últimos dígitos del NIT                              Plazo

(sin dígito de confirmación)                      

De 00 a 24                                                Del 09/11/15 a 08/02/16

De 25 a 49                                                Del 09/02/16 a 10/05/16

De 50 a 74                                                Del 06/05/16 a 08/08/16

De 75 a 99                                                Del 09/08/16 a 08/11/16

Por último, la norma advierte que el próximo año se habilitará la inscripción para las entidades públicas, diferentes a las sociedades de economía mixta, y las personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las cámaras de comercio, previa publicación de las instrucciones que para el efecto impartirá la superintendencia.

(Superindustria y Comercio, Circular externa 02, nov. 09/15)