Incertidumbre probatoria de los libros de contabilidad: ¡bienvenido el caos!

Néstor Humberto Martínez Neira Socio de Martínez Neira Abogados Consultores

El Estatuto Antitrámites del año en curso dispuso en materia de los libros de contabilidad de los comerciantes que no debían inscribirse en el registro público de comercio y que podían llevarse en medios electrónicos, cuyo registro público será reglamentado más adelante por el gobierno.

So pretexto de facilitar un trámite a cargo de los empresarios, el Decreto-Ley 19 del 2012 se llevó de largo en estas materias, premisas esenciales de la seguridad jurídica en la comunidad de los negocios. En particular, porque la inscripción mercantil de los libros de contabilidad no ha sido jamás una formalidad “innecesaria”, presupuesto de las facultades extraordinarias, sino un requisito que le confiere autenticidad a estos y preserva su integridad con fines probatorios.

El autor de esta norma, no solo asaltó la buena fe de la Consejería Presidencial para la Modernización de la Administración Pública, sino que pasó por alto que en la vida de los negocios la obligación de llevar contabilidad en libros registrados se ha justificado por centurias para hacer de ella un medio probatorio insustituible, tratándose de actos y contratos mercantiles. Al respecto la jurisprudencia y la doctrina han señalado que la contabilidad permite preconstituir prueba documental cierta sobre el alcance de los derechos y de las obligaciones de los empresarios, con efectos de confesión, siempre que se lleve en libros inscritos previamente en el registro público de comercio, a fin de asegurar que no exista manipulación alguna en el contenido de esta información, derivada de la libertad de forma de los registros contables.

Es que cuando la contabilidad se lleva en libros registrados, no pueden sustituirse las hojas, ni los asientos contables, por la sola circunstancia de que las páginas de los libros están foliadas y certificadas bajo la firma (sello) de la cámara de comercio respectiva (C. de Co., art. 39). Al suprimirse esta formalidad no será difícil advertir que en el futuro aparecerán personas inescrupulosas que, con la finalidad de preconstituir una prueba documental a su favor, antedaten registros contables o alteren el contenido material de estos, mediante el cambio de folios, sin dejar huella de su proceder, porque tal práctica ha sido facilitada con la reforma.

Semejante riesgo pone en entredicho la confianza que podrá tener la contabilidad en el futuro desde el punto de vista probatorio, aparte de que resulta francamente discutible que ella aún conserve la eficacia probatoria que le otorgaban los códigos, con alcance de “tarifa legal”. En efecto, el valor probatorio de los registros contables emanaba, por principio, de su carácter formal, que la hacía confiable, y del hecho de ser una prueba documental preconstituida en el tiempo con grado de certeza, como lo explicó Alfredo Rocco en sus lecciones. Es así como el artículo 50 del Estatuto Mercantil, en concordancia con los artículos 70 y siguientes del Código de Comercio, derivaban la validez probatoria de la contabilidad del hecho de que estuviera consignada en libros registrados.

Por si lo anterior fuera poco se autorizó a que los comerciantes llevaran su contabilidad en libros electrónicos. En tal sentido la norma era innecesaria, porque desde el año 1971 el Código de Comercio (art. 48) autorizó a los profesionales del comercio a llevar sus libros mediante procedimientos de reconocido valor técnico aprobados por el gobierno,
lo que ocurrió con la expedición del Decreto 2649 de 1993 (art. 128) que hace cerca de diez años había autorizado la contabilidad en “forma mecanizada o electrónica”, a condición de que se contara con “los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables”.

Lo irónico es que luego de eliminar el registro de los libros de contabilidad manuales, el Decreto Antitrámites haya previsto la posibilidad de que el Gobierno dicte normas sobre el registro de los libros electrónicos, lo que resulta imposible por definición, a menos que se pretenda volver al pasado y exigir la reproducción documental en formas continuas de lo que consta en la memoria central de los sistemas computacionales de las empresas, para llevar a cabo la inscripción de estas.

Lo más grave de todo esto, aparte de las dificultades prácticas que está llamada a causar la reforma en cuestión, es que esta no habrá de permanecer en el tiempo, dado que se utilizaron las facultades extraordinarias del Presidente de la República para modificar el Código de Comercio, contra expresa prohibición del artículo 150, numeral 10, de la Constitución Política y en un asunto que es estructural o fundante del derecho comercial. Lo que asegura que más temprano que tarde la Corte Constitucional declarará inexequibles estas disposiciones y, claro está, el caos será mayor, porque en tal momento los comerciantes no podrán acreditar que su contabilidad se lleva en libros registrados, ante la actual imposibilidad de exigir a las Cámaras la inscripción de estos, como lo recuerda el Superintendente de Sociedades en su circular externa del pasado 6 de marzo.