“Samai es sinónimo de igualdad en el acceso a la administración de justicia”

Según Carlos Enrique Moreno Rubio, presidente del Consejo de Estado, la gestión judicial de la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo se ha hecho más expedita y accesible al ciudadano gracias a Samai, porque los tiempos procesales han disminuido ostensiblemente, en especial, en cuanto al aspecto procesal, en donde los tiempos muertos o de espera en comunicaciones, notificaciones, incorporación de documentos al proceso han tenido una reducción de tiempo del 80 %.

ÁMBITO JURÍDICO: ¿Por qué un aplicativo como Samai resulta tan importante para la administración de justicia?

 

Carlos Enrique Moreno Rubio: La sede electrónica para la gestión judicial (Samai) ha permitido materializar la virtualidad de la justicia en la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. El acceso remoto a los expedientes es una realidad, gracias a Samai, tanto las partes como los jueces pueden acceder a las piezas procesales desde cualquier lugar del mundo y en cualquier momento, sin necesidad de desplazarse a la sede judicial física; ello ha facilitado la gestión de los litigantes y de los servidores de la justicia, lo que redunda en beneficio de los usuarios.

La forma como está diseñado y estructurado Samai permite la gestión íntegra del proceso judicial a través del sistema, con observancia no solo de la normativa procesal, sino la incorporación de las tecnologías al quehacer judicial, lo que permite trámites mucho más expeditos, en los que los principios de celeridad, transparencia y acceso a la justicia son elementos fundamentales. De esta manera, permite una pronta y efectiva administración de justicia, fin último y principal del ciudadano, lo cual se demuestra, entre otros, con los resultados de la gestión de la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo en los tres últimos años comparados con años anteriores al 2019.

Á. J.: ¿En qué estado se encuentra la implementación del Samai actualmente?

 

C. E. M. R.: En la actualidad, se encuentra implementado en el 92 % de la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. Hay algunas limitantes en temas de conectividad y almacenamiento que, poco a poco, se han ido superando, pero que no han impedido expandir la cobertura del sistema y llevarlo a despachos judiciales que no contaban con ningún sistema de información, como Leticia, Mocoa, Casanare, entre otros.

Es importante destacar que, día a día, el equipo de tecnología del Consejo de Estado trabaja no solo para superar aquellos aspectos que se requieren, sino en la incorporación de nuevas funcionalidades que faciliten cada vez la gestión judicial y le brinden un mayor beneficio al ciudadano, lo cual se logra con los aportes de funcionarios, empleados, ingenieros y la comunidad en general.

Á. J.: ¿Qué funciones permite desarrollar?

 

C. E. M. R.: Hablar de las funcionalidades de Samai requeriría muchas horas; en esencia, el sistema permite la gestión del proceso desde su inicio (reparto) hasta su terminación, no solo con el registro de cada actuación, sino con la incorporación de los documentos soporte de ellas. A su vez, cuenta con índice electrónico en el que se incorporaron las tablas de valoración y retención documental; la estandarización de actuaciones; firma electrónica individual, colectiva, masiva y de conjueces que consulta los atributos de integridad, autenticidad, confiabilidad, no repudio y conservación para posterior consulta.

Cuenta con un módulo de notificaciones electrónicas; el envío de los procesos entre instancias, sin que se requiera transferencia de los documentos del proceso entre ellas; sistema de alertas para pases al despacho y secretaría, reparto, recepción de documentos a través de la ventanilla virtual, etc.

Otro componente importante de Samai es la ventanilla virtual, a través de la cual los ciudadanos pueden presentar demandas (ordinarias y constitucionales), radicar memoriales, peticiones, recursos, contestaciones y, en general, cualquier documento procesal, con lo que nos acercamos a ellos y evitamos el desplazamiento a los despachos, de manera que una persona puede estar en cualquier parte del mundo y acceder al sistema no solo para consulta.

Los estados, edictos, fijaciones en lista están en línea y permite descargar la providencia sin necesidad de que el funcionario judicial tenga que ir al portal de la Rama Judicial a colgar la información. Todo ello, con observancia de la respectiva seguridad, en cuanto a la oportunidad de la publicidad de las decisiones judiciales.

Á. J.: ¿Cómo ha facilitado la labor de administrar justicia?

 

C. E. M. R.: Samai ha facilitado inmensamente la labor de la administración de justicia. El hecho de que se pueda acceder al expediente de manera virtual es una ventaja grandísima. Además, hay trazabilidad de todo lo que ocurre con las providencias.

Gracias al aplicativo, el Consejo de Estado no se paralizó y pudo continuar operando de manera remota durante la pandemia, y los beneficios obtenidos en esa difícil temporada se apropiaron para mantenerse en la jurisdicción.

Además, con Samai, la gestión judicial de la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo se ha hecho más expedita y accesible al ciudadano, porque los tiempos procesales han disminuido ostensiblemente, en especial, en cuanto al aspecto procesal, en donde los tiempos muertos o de espera en comunicaciones, notificaciones, incorporación de documentos al proceso han tenido una reducción de tiempo del 80 %.

Otro aspecto relevante es la posibilidad de que las partes procesales puedan gestionar el proceso desde su ubicación, sin que se requiera la presencia física en los despachos judiciales de la jurisdicción; la interoperabilidad, en su fase inicial con algunas entidades, permite obtener e incorporar documentos en tiempos muy cortos, lo que ha eliminado esperas que impactaban los tiempos procesales.

El envío de procesos entre instancias se redujo ostensiblemente, así como las consultas y la atención presencial a usuarios, disminución que se ha reflejado en la duración de los procesos y que obligará a la reestructuración de los perfiles de los empleados judiciales.

Á. J.: ¿A qué desafíos se enfrenta el aplicativo?

 

C. E. M. R.: Como cualquier sistema, Samai no es un aplicativo terminado; está en constante evolución y quizá el desafío más importante es la cobertura de todos los despachos judiciales en la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, por lo menos hasta la implementación del Sistema Integrado Único de Gestión Judicial (SIUGJ), que es el sistema en el que está trabajando el Consejo Superior de la Judicatura a nivel global para toda la Rama.

Hay un elemento trascendente que impacta el desempeño del aplicativo y es la conectividad que, aunque no depende del aplicativo, somos conscientes de que hay que hacer ingentes esfuerzos para que sea más liviano, para lo cual los ingenieros trabajan todos los días en mejorar rutinas y códigos para hacerlo más eficiente.

Se han presentado algunas dificultades en las regiones con su implementación, por lo que el principal desafío es lograr la conectividad y operatividad global.

Así mismo, la incorporación de modelos de seguridad de la información, pues, a pesar de que desde su implementación nunca se han presentado accesos ilegales o indebidos, la calidad de la información y los datos que se manejan requiere protección cada vez más fuerte, ya que, como todos sabemos, los hackers siempre están al acecho.

Á. J.: Una de las recomendaciones que hizo la Comisión de la Verdad en el Informe Final hace referencia a la necesidad de mejorar el acceso a la justicia en las zonas rurales. ¿Cómo Samai puede contribuir a ese objetivo?

 

C. E. M. R.: Ciertamente, la cobertura nacional es una de las mayores preocupaciones. Por ello, en el 2020, se decidió, con el aval y concurso del Consejo Superior de la Judicatura, transferirlo a toda la jurisdicción. Sin embargo, es importante que en ello confluyan los esfuerzos de todos los entes, en especial en lo que se refiere a la conectividad, pues el sistema requiere que esta fluya para poder acceder a través de la nube.

Otro aspecto importante es la gestión del cambio, pues los procedimientos a través de Samai implican un cambio de mentalidad en el servidor judicial, pero también en los usuarios externos en relación con la forma de acceso, notificaciones, firmas, etc., aspectos en los cuales debo destacar el apoyo del Gobierno Nacional y del Legislativo, en especial con la promulgación de la Ley 2213 del 2022, que validó la incorporación de las TIC a la gestión judicial.

Indudablemente, en la medida en que se logre el objetivo de implementar satisfactoriamente Samai en toda la jurisdicción, el sistema contribuirá a que toda la población pueda acceder al expediente electrónico y disfrutar de los beneficios de la virtualidad desde las zonas rurales, lo que permitirá acercar la justicia a estos sectores que, lamentablemente, en algunas ocasiones, se han visto marginados por las dificultades físicas de acceso. Samai es sinónimo de igualdad en el acceso a la administración de justicia, siempre y cuando se tenga la infraestructura y la capacitación necesarias para su instalación y uso.

Á. J.: Desde el Ministerio de Justicia también se ha hablado de la necesidad de incrementar el número de jueces. ¿Cómo se recibe ese anuncio desde la Jurisdicción Contencioso Administrativa?

 

C. E. M. R.: Para el correcto funcionamiento de la jurisdicción y la debida implementación de la reciente reforma introducida por la Ley 2080 de 2021 a nuestro procedimiento, es indispensable la creación de nuevos jueces y plazas de magistrado de tribunal para así evitar que la congestión se traslade y empeore en estos niveles.

Sin embargo, la creación de estos despachos debe atender a los datos reales de cargas de trabajo tanto antes como después de la entrada en vigencia de la reforma procedimental. Hay un rezago anterior a la reforma que debe ser atendida con urgencia.

Se deben seguir haciendo estudios serios para que no haya cuellos de botella a la hora de resolver los asuntos que los usuarios confían a la jurisdicción. Por eso, insisto, la creación de juzgados debe ir acompañada de creación de despachos de tribunal donde realmente se necesite con el fin de que todo el trabajo que se resuelve en primera instancia de manera oportuna no se quede represado en segunda.

Á. J.: De cara al nuevo Gobierno y a las necesidades de justicia para la Rama Judicial, ¿cuáles cree que son los temas más sensibles de la justicia que deberían ser abordados en colaboración con el Ejecutivo?

 

C. E. M. R.: Sin duda, la creación de nuevas plazas y la apropiación de los recursos necesarios para poder cumplir efectivamente con la labor de administrar justicia en todo el territorio.

Se debe priorizar la administración de justicia desde todo punto de vista, para poder garantizar a los usuarios un servicio oportuno y eficiente. La capacitación permanente no solo de las personas que integran la Rama Judicial, sino, además, de los litigantes en temas de virtualidad y expediente electrónico y, por supuesto, la asignación de recursos para la modernización de equipos que permitan continuar con la digitalización de los expedientes y el mejoramiento permanente de la administración de justicia.

La transformación digital con la incorporación de las TIC en toda la Rama Judicial, pero en especial en los lugares más distantes del centro del país, es otro tema trascendental.

La necesidad e importancia de la inteligencia artificial para el sector judicial es, por supuesto, una ambición de todos; sin embargo, consideramos que, previo a ello, se requiere que haya una cobertura nacional de la implementación de las TIC en la Rama Judicial.

Á. J.: ¿Cuáles son los temas de mayor preocupación en estos momentos para el Consejo de Estado?

 

C. E. M. R.: Pese a que se ha avanzado mucho, la congestión judicial sigue siendo una preocupación latente para la corporación. El verdadero impacto de los cambios introducidos por la Ley 2080 del 2021 se verá reflejado en algunos años. Entretanto, se sigue trabajando a pasos agigantados con el fin de evacuar en un término prudencial el cúmulo de expedientes que se encuentran en trámite ante el Consejo de Estado. Además, se debe continuar trabajando en la implementación global de Samai para que todos los usuarios y miembros de la jurisdicción puedan disfrutar de sus beneficios hasta en el último rincón del país. No se trata solo de “digitalizar” la justicia, sino de aplicar verdaderos sistemas de gestión de la función judicial que permitan tener control de las actuaciones y que acerquen la labor judicial y jurisdiccional a la ciudadanía.