Ordenan aplicar medidas antitrámites en servicios notariales

A través de tres normas, la Superintendencia de Notariado y Registro impartió instrucciones para aplicar varias disposiciones del decreto-ley antitrámites en el sector y prevenir estafas a través de promesas de compraventa o escrituras públicas.

Según el Decreto-Ley 19 del 2012, las superintendencias y demás entidades con funciones de policía administrativa deben exigirles a sus vigilados que los servicios los presten bajo los principios de eficiencia, economía, celeridad y racionalización de trámites.

Para ello, podrán utilizar las tecnologías de la información y el comercio electrónico; implementar el sistema de turnos; adoptar sistemas de atención no presenciales y estandarizar formularios, trámites y procesos, entre otras acciones.

La Instrucción Administrativa 6 del 2012, dirigida a los funcionarios de la Supernotariado, los registradores de instrumentos públicos y los notarios, les reitera el deber que tienen de acatar tales disposiciones y les pide responder las peticiones, quejas y reclamos en los términos previstos en el Código Contencioso Administrativo.

Repositorio de poderes

Con el propósito de facilitarles a los notarios la consulta de los poderes expedidos en notarías y consulados, el decreto-ley antitrámites dispuso la creación de un repositorio especial en la Ventanilla Única de Registro (VUR).

Mediante la Instrucción Administrativa 3 del 2012, la Supernotariado anunció la conformación de una mesa de trabajo con la Unión Colegiada del Notariado Colombiano, con el fin de determinar los requisitos tecnológicos y jurídicos y los recursos necesarios para habilitar esa herramienta.

De esta forma, los poderes enviados a la mesa de ayuda de la VUR no tendrán la funcionalidad de consulta ni de repositorio prevista en el citado decreto, ante la imposibilidad tecnológica de ponerlo en funcionamiento de manera inmediata, advierte la directriz.

Prevención de ilícitos

Otra disposición de ese organismo les ordena a los notarios que ejerzan un estricto control de legalidad sobre cada uno de los documentos que se otorguen en sus despachos, con el objeto de minimizar riesgos de estafas o despojos.

En cuanto a las promesas de compraventa, en adelante, tales servidores públicos deberán imponer un sello con tinta de otro color que señale lo siguiente:

“El presente documento no constituye título traslaticio de dominio ni es objeto de inscripción ante la oficina de registro de instrumentos públicos competente”. Esa advertencia también se le comunicará verbalmente al promitente comprador.

Así mismo, cuando de las declaraciones contenidas en la promesa de compraventa el notario establezca que el predio prometido en venta no cuenta con datos de registro o que el título de adquisición no es de aquellos traslaticios de dominio, debidamente inscrito en el registro, se le deberá informar al promitente comprador, dejando constancia en la escritura pública, así:

“El notario advierte que el promitente vendedor no es el propietario del predio, por lo tanto, lo que se promete transferir es la simple posesión del predio”, agrega la Instrucción Administrativa 4 del 2012.

Se extendería el servicio notarial 

Actualmente, el servicio notarial solo se presta en 619 municipios, y la idea es crear 483 nuevas notarías de tercera categoría, para extender el servicio a todos los municipios, afirmó ayer el presidente Juan Manuel Santos.

Durante la ceremonia de posesión de 12 notarios, el mandatario reveló que dio instrucciones a la Supernotariado para que realice los estudios necesarios para que, al terminar la actual administración, “todos los municipios del país tengan una notaría”.

De otro lado, el superintendente Jorge Enrique Vélez anunció que, en diciembre del presente año, las 192 oficinas de registro de instrumentos públicos del país formarán parte del Sistema de Información de Registro (SIR).

Esto les permitirá a los ciudadanos solicitar el certificado de tradición y libertad de cualquier predio en esos despachos.

También anunció que se les entregarán a los notarios las herramientas de seguridad necesarias para aplicar la Ley de Víctimas y de Restitución de Tierras.

(Supernotariado, Instrucción Administrativa 3, 4 y 6, mar. 21/12)