Actos notariales otorgados por fuera del círculo respectivo tienen vicio de nulidad

Tras enterarse de que algunas entidades financieras y usuarios tienen la costumbre de remitir los protocolos notariales entre ciudades para la revisión de quien los suscribirá, la Superintendencia de Notariado y Registro (Supernotariado) les recordó a los notarios la normativa que rige el manejo de la documentación en sus despachos.

Según el Decreto-Ley 960 de 1970 (Estatuto Notarial), los notarios deben custodiar con la mayor vigilancia los protocolos y libros de relación e índice, que no pueden ser retirados de sus oficinas. “Si hubiere de practicarse inspección judicial sobre alguno de estos libros, el funcionario se trasladará con su secretario a la oficina del notario respectivo para la práctica de la diligencia”, señala la norma.

De otro lado, en vista de que la competencia del notario se circunscribe al círculo notarial asignado, las actuaciones efectuadas por fuera del mismo quedan viciadas de nulidad, como lo prevé el artículo 99 del citado estatuto.

El acto escriturario, precisa la Instrucción Administrativa 15 del 2011, está concebido como una unidad formal. Por esa razón, toda actuación debe efectuarse ante el notario elegido por el usuario, dentro del círculo donde este tiene competencia para dar fe pública.

La entidad advirtió que si el notario permite que el acto se otorgue por fuera del círculo respectivo, genera graves consecuencias respecto de su validez.

(Supernotariado, I. A. 15, sep. 8/11)