Lineamientos para radicar medidas cautelares sujetas a registro provenientes de despachos judiciales

Por medio de la Instrucción Administrativa 05, del 22 de marzo, la Superintendencia de Notariado y Registro estableció los lineamientos para la radicación de medidas cautelares sujetas a registro provenientes de despachos judiciales, teniendo en cuenta las actuales medidas que rigen en virtud de la emergencia decretada a raíz de la propagación del covid -19.

Lo anterior teniendo en cuenta que, con base en el artículo 14 de la Ley 1579 del 2012, se permite la radicación de documentos para registro bien sea por medios electrónicos o en medio físico o documental, que están trabajando de manera presencial las 195 oficinas de registro de instrumentos públicos (ORIP) y que la Rama Judicial ha retornado a prestar sus servicios.

Así las cosas, cuando las autoridades judiciales expidan los actos, títulos y documentos sujetos a registro en medio físico o documental, se deberán seguir los procedimientos y trámites existentes de manera previa a la pandemia ocasionada por el covid-19, es decir, allegar el documento de manera presencial en la ventanilla de radicación de la respectiva oficina, cumpliendo con lo establecido en el artículo 14 del Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos.

La entidad puso en conocimiento de los registradores de instrumentos públicos las herramientas creadas por la Rama Judicial con el objeto de que las mismas sean utilizadas por los funcionarios calificadores y los registradores en la etapa de la calificación, con el objetivo de revestir de seguridad jurídica, tales como consultar en la cuenta de correo electrónico “documentosregistro” correspondiente a la ORIP, si el oficio bajo estudio fue remitido a ese buzón por parte del despacho judicial; descargar el archivo PDF; abrir el archivo e identificar el código de verificación ubicado al final del oficio.

Cuando los oficios provenientes de los despachos judiciales no hayan sido expedidos con firma electrónica y, en consecuencia, no indiquen la URL en la cual puedan ser verificados, los funcionarios calificadores deberán en todo caso constatar que el juzgado correspondiente haya enviado el correo electrónico desde una cuenta de correo con el dominio “@ramajudicial.gov.co”.