Lineamientos para elevar una consulta al sistema eKOGUI

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (Andje) puso a disposición de las entidades los lineamientos y requisitos generales que se deben tener en cuenta para elevar una consulta al área de gestión y soporte del sistema Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado (eKOGUI).

Así, se contempla que deberán indicar los datos básicos del usuario que presenta la inquietud y, de ser el caso, adicionar los datos de la persona por la cual consulta, es decir, que si el administrador de la entidad eleva alguna inquietud que se enmarca en una situación particular, de un apoderado de la entidad, deberá referir la información del apoderado, ya que en este último recae la inquietud y custodia de la información que la entidad pretende solucionar.

Cuando la consulta verse sobre algún proceso o caso en particular, se debe indicar el número de ID que le fue asignado por eKOGUI o el código único del proceso cuando la consulta se refiera a un trámite judicial.

Si la entidad pretende eliminar un proceso o caso porque lo encuentra repetido en el sistema, o por inexistencia del proceso judicial o conciliación para la entidad, debe allegar el formulario de eliminación que se encuentra publicado en el sitio el de la Andje

El eKOGUI fue reglamentado por el decreto único reglamentario del sector Justicia y del Derecho (Decreto 1069 del 2015) y tiene como objetivo ser la herramienta para la adecuada gestión del riesgo fiscal asociado a la actividad judicial y extrajudicial de la Nación.

Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en dicha norma, así como asegurar la calidad y oportunidad de los datos incorporados en el sistema, el parágrafo del artículo 2.2.3.4.1.10 estableció que cuando la representación extrajudicial y judicial sea adelantada por abogados externos a la entidad, se deberán incluir como obligaciones del contrato el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para los apoderados, estipuladas el decreto.

(Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, Circular externa 20, 9/7/2015 )

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