Todas las entidades del Estado deben formular un sistema y un programa de gestión documental (PGD) a corto, mediano y largo plazo, como parte del plan estratégico institucional y del plan de acción anual, según indicó el Ministerio de Cultura. El PGD debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los 30 días posteriores a su aprobación por parte de los comités que se conformen en el orden nacional o territorial. La norma establece los aspectos esenciales para la adecuada gestión de documentos electrónicos.