Los programas antifraude: al rescate del sentido propio

Fernando Niño

Senior director de la Práctica Consultoría Forense & de Litigios

FTI Consulting

 

La existencia de un sistema de control completo en las compañías es indispensable para la prevención de conductas como el fraude y la corrupción, lo que, además, sin duda, contribuye a que Colombia tenga la oportunidad de hacer parte de un grupo selecto de países que creen en “hacer las cosas bien”[1], lo que genera mayores oportunidades de crecimiento, desarrollo e inversión.

 

Algunos de los procedimientos de los programas antifraude que las compañías colombianas están adoptando con este fin incluyen aquellos que permiten incrementar la percepción de los empleados de que su compañía tiene la capacidad real de detectar casos de fraude y corrupción, así como procedimientos de auditorías proactivas y sorpresivas, revisiones analíticas de grandes volúmenes de data, cuestionarios de evaluación de fraude y corrupción, capacitaciones antifraude y anticorrupción, programas de concienciación para los empleados y altos ejecutivos de la compañía, la firma de una declaración anual de que todos los empleados conocen, entienden y se comprometen con el programa antifraude de su empresa, entre otros.

 

Sin embargo, todavía sigue siendo un desafío venderles a los altos directivos la idea de lo importante de contar con un programa de prevención de fraude y corrupción, así como los recursos necesarios para mantenerlo en el tiempo. Lo anterior se debe a razones como: (i) los CEO de las compañías están más preocupados por otras áreas distintas a las de auditoría o las áreas antifraude; (ii) se rehúsan a creer que sus empleados son capaces de “meterle la mano a los bolsillos de la compañía”, pese a que existen estudios como los de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados que indican que una tercera parte de los trabajadores puede llegar a hacer algo como esto; (iii) la naturaleza escondida del fraude los hace reacios a creer que esto puede estar pasando en sus compañías y, si un empleado es descubierto en conductas de fraude o corrupción, la gerencia considera que es un hecho aislado y que no vale la pena hacer mayores consideraciones, y (iv) los directivos creen que traer el tema del fraude y la corrupción es darles ideas a los empleados para que lo hagan.  Lo curioso es que los empleados aprecian más trabajar en compañías en las que estos temas no se ocultan y, por el contrario, se hablan con transparencia.  

 

Graves impactos

 

Algunos de los profesionales destinados a labores antifraude y anticorrupción se quejan de no recibir el suficiente apoyo de la gerencia en sus esfuerzos por prevenir estas conductas, porque los líderes de la organización no creen que sean un problema real o creen, como ya se dijo, que si lo abordan traería un impacto negativo. Lo cierto es que estas conductas delictivas pueden tener un impacto muy costoso para la compañía, no solamente por la pérdida de dinero o activos, sino por los costos de destinar valiosos recursos en enmendar la reputación y pagar cuantiosas sanciones en multas u otras consecuencias, incluso de corte penal. La publicidad negativa es también un efecto indeseable cuando ocurren este tipo de casos dentro de la organización, sin mencionar el devastador impacto que puede tener en los empleados, así se trate de casos de cuantías pequeñas.

 

El sentido común diría que es necesario contar con un programa de prevención de fraude y corrupción, pero este mismo sentido puede llevar al equívoco según el cual es suficiente contar con el programa sin importar su efectividad, por lo que el sentido propio es el que aconseja hacer un análisis sesudo de estos riesgos en la organización y elaborar un programa antifraude y anticorrupción a la medida. Este debe incluir las políticas antifraude, el código de ética, un tono decidido de “cero tolerancia” por parte de la alta dirección, una adecuada gestión de los terceros, programas de entrenamiento para los empleados de todos los niveles, el compromiso del gobierno corporativo, el establecimiento de líneas éticas y protección de los denunciantes, acciones decididas de investigación cuando las conductas han sido perpetradas y la aplicación de sanciones, entre otras medidas.

 

Para construir un programa antifraude y anticorrupción a la medida, las compañías deben tener en cuenta algunos factores que inciden en estas conductas delictivas como:

 

- La naturaleza de los negocios de la compañía.

 

- Los ambientes o escenarios en los que la compañía opera.

 

- La efectividad de sus controles internos.

 

- La ética y los valores de la compañía y sus empleados.

 

¿Por qué se debe hacer una evaluación de los riesgos de fraude y corrupción?

 

Todas las organizaciones deben llevar a cabo una evaluación de estos riesgos y diseñar los procedimientos para mantener esta evaluación actualizada y pertinente según las características propias de la empresa. Esto les permitirá:

 

- Mejorar su comunicación y conciencia acerca de los riesgos de fraude y corrupción.

 

- Identificar en dónde la compañía es más vulnerable a estas conductas delictivas y qué actividades la ponen en mayor riesgo.

 

- Conocer qué empleados y cargos críticos de la organización están más expuestos a estas conductas y, por lo tanto, también pueden poner a la organización en riesgo.

 

- Desarrollar planes para mitigar estos riesgos de fraude y corrupción.

 

- Establecer técnicas para investigar y determinar si el fraude está ocurriendo en las áreas de la compañía más expuestas.

 

- Evaluar los controles internos.

 

- Cumplir con las regulaciones y los estándares profesionales según las características y el sector al que pertenece la empresa.

 

Como ya se mencionó, la existencia de una política antifraude y anticorrupción ocupa un lugar destacado en los programas antifraude y, en atención a la necesidad de un compromiso de alto nivel, en la misma es indispensable que quede claro que la responsabilidad en la prevención, detección e investigación de casos de fraude y corrupción, así como otras conductas que atenten contra los intereses de la empresa, es de la alta gerencia de la organización. A su vez, cada miembro del equipo directivo se debe familiarizar con las distintas conductas que la compañía considere inapropiadas y que pueden ocurrir en un área específica que esté bajo la responsabilidad de alguna gerencia. Esta conciencia exige que el directivo responsable permanezca alerta a cualquier indicación de irregularidades.

 

Las medidas de control

 

Cualquier sospecha o conducta indebida que se detecte debe ser reportada inmediatamente al director del área, quien coordinará, junto con el departamento legal, las acciones de investigación que sean necesarias. Un programa antifraude será más o menos exitoso dependiendo del balance que la compañía haga de las medidas de control suave y fuertes.

 

Las primeras son aquellas relacionadas con la prevención y detección de eventos de fraude y corrupción como el código de ética, la “concienciación” y el establecimiento de canales de denuncia, entre otros. Las segundas son las relacionadas con auditorías forenses, investigaciones y cooperación con las autoridades. Si pese a la existencia de un programa robusto antifraude y anticorrupción este tipo de riesgos se materializan,[2] sería conveniente:

 

- Iniciar una investigación para entender qué pasó, cómo ocurrió el evento, qué empleados están involucrados y cuáles son los daños que sufrió la compañía. Aunque las medidas de control blandas, generalmente, dan buenos resultados, no tienen la capacidad de establecer la causa raíz de los riesgos materializados, como sí ocurre con medidas de control fuerte.

 

- Una vez se conozcan todas las circunstancias en las que ocurrieron los hechos, es indispensable retroalimentar el programa antifraude, para que haya un aprendizaje continuo y mayor capacidad de anticipar conductas inapropiadas.

 

- Después de que la compañía haya analizado qué falló, qué controles fueron evadidos y qué procesos y procedimientos fueron afectados, es recomendable que le informen al regulador. De esta manera, la organización asumirá su verdadero rol, el de víctima, y, en ese orden de ideas, se podrán llevar a cabo las coordinaciones y cooperaciones deseadas entre la entidad privada afectada y los organismos estatales competentes.