El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) realizó varias precisiones sobre los libros contables:  

1— Los libros oficiales de contabilidad, entre ellos, el libro diario, el libro de inventarios y balances constituyen la base formal del sistema de información contable. En ellos se pueden observar de manera cronológica, sistemática y verificable todas las operaciones económicas de la entidad. La obligatoriedad de llevarlos está condicionada a la obligación de llevar contabilidad establecida en el Código de Comercio. Por su parte, el contenido técnico y los criterios de reconocimiento y medición deben corresponder a las disposiciones del DUR 2420/15, que integra los marcos contables aplicables. Estos libros deben asegurar la integridad, autenticidad y trazabilidad de la contabilidad para soportar adecuadamente la preparación de los estados financieros.

2— El libro diario debe registrar cada operación en orden cronológico, con referencia al comprobante respectivo, las cuentas afectadas, los débitos y créditos y una descripción suficiente del hecho económico. Cuando las operaciones involucren terceros —por ejemplo, cuentas por cobrar o pagar— debe existir información que permita identificarlos, ya sea directamente en el libro o mediante auxiliares integrados, porque la ausencia de este nivel de detalle puede comprometer la trazabilidad, la verificabilidad y la representación fiel de la información financiera.

3— El libro mayor, aunque no mencionado de forma explícita como obligatorio en todas las normas mercantiles, es técnicamente necesario para el control de la información. Debe mostrar por cada cuenta el saldo inicial, los movimientos débito/crédito y el saldo final, permitiendo que cada partida sea rastreable hasta el libro diario y el comprobante que la respalda. Cualquier falta de correspondencia entre libro diario, libro mayor y auxiliares constituye un incumplimiento de los principios de integridad y trazabilidad, pues impide reconstruir la composición de los saldos contables.

4— El libro de inventarios y balances debe elaborarse al menos una vez al año, detallando la situación económica del ente económico. Los activos, pasivos, ingresos, gastos, costos y transacciones de patrimonio deben cumplir las normas de reconocimiento, medición, presentación y revelación de información financiera, de conformidad con el marco contable y no sustituyen las disposiciones mercantiles vigentes sobre los libros oficiales.

5—Aunque los marcos contables no exigen expresamente que los libros oficiales incluyan el detalle por tercero, este nivel de desagregación debe mantenerse cuando sea necesario para cumplir las características cualitativas de relevancia, representación fiel y verificabilidad. Así, dependiendo de la naturaleza de las operaciones y del riesgo de error o fraude, la entidad debe contar con registros —ya sea en los libros principales o en auxiliares integrados— que permitan identificar el registro contable de cada transacción. La ausencia de este detalle puede afectar la confiabilidad y limitar el adecuado ejercicio del juicio profesional del contador o del revisor fiscal.

6—En materia tecnológica, los libros oficiales pueden mantenerse exclusivamente en medios digitales, siempre que se cumplan condiciones de integridad, inalterabilidad, autenticidad y trazabilidad, conforme a la Ley 527/99 y al Anexo 6 del DUR 2420/15.

Las herramientas (software) utilizadas para el registro y conservación de la información contable pueden contribuir significativamente al fortalecimiento de la información, no obstante, la confiabilidad de dichos sistemas no depende exclusivamente de la tecnología empleada, sino del adecuado diseño de los controles del sistema de información contable, incluyendo controles de acceso, registro de transacciones, conservación de historiales de modificación y mecanismos de respaldo de la información. En este contexto, corresponde al contador público y, cuando exista, al revisor fiscal, evaluar en ejercicio de su juicio profesional si los sistemas tecnológicos utilizados por la entidad permiten garantizar la calidad, confiabilidad y verificabilidad de la información financiera que sirve de base para la preparación de los estados financieros.

Finalmente, situaciones como las que se mencionan a continuación indican que un libro contable no cumple con los requisitos técnicos:

• No permite verificar la totalidad de las operaciones realizadas.
• No existe correspondencia entre Diario, mayor y auxiliares.
• No se pueden identificar las contrapartidas de los asientos.
• No es posible vincular los registros con sus soportes.
• Existen registros globales sin posibilidad de desagregación.
• La información detallada reposa exclusivamente en archivos o sistemas paralelos no integrados formalmente a la contabilidad oficial.

En tales casos, aun cuando exista información parcial en medios auxiliares, no se satisfacen los principios de integridad, verificabilidad y trazabilidad exigidos por la normativa mercantil ni el objetivo de representación fiel previsto en los marcos técnicos de información financiera.

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