Como ya se sabe, la propiedad horizontal está obligada a llevar contabilidad y para esto se deben seguir los lineamientos del grupo contable que deba aplicar la entidad, siendo el más común el grupo 3, y en menor medida el grupo 2.  No se estima que haya copropiedades que deban aplicar el marco contable del grupo 1 o NIIF plenas.

Siendo así, todas las transacciones que afecten a la entidad, deberán ser reconocidas en los estados financieros, siendo una de ellas la relacionada con el fondo de imprevistos, operación que se constituye en especial, pues solo las propiedades horizontales, por mandato legal, deben contar con este fondo[1].

⁽¹⁾ El fondo de imprevistos tiene su origen legal en el artículo 35 de la Ley 675 del 2001.  Este fondo de forma y se incrementa con un porcentaje no inferior al 1% sobre el presupuesto anual de gastos comunes y con otros ingresos que la asamblea de propietarios considere.

Sobre el tratamiento contable de este fondo se han presentado consultas recurrentes al CTCP, algunas muy recientes. De manera general, estas han indicado lo qué NO es el fondo de imprevistos.  Algunos de estos conceptos son:

Teniendo en cuenta lo que NO es el fondo de imprevistos, a continuación. se presentan los pasos para su contabilización, según lo estableció el Concepto 448 del 5 de junio del 2018:

A. Reconocimiento contable del fondo de imprevistos.

Paso 1. En el cobro de las cuotas de administración, se reconoce en cuentas separadas lo de la cuota ordinaria y el valor asignado al fondo de imprevistos.

Paso 2. La totalidad de las cuotas cobradas, cuando sean exigibles, se registrarán como un ingreso. Aquí el ingreso por el fondo de imprevistos y la cuota ordinaria, se presentarán por separado.

Paso 3. Cuando los recursos sean recibidos en efectivo, se acredita (Cr) la cuenta por cobrar y se debita (Db) la cuenta efectivo y equivalentes de efectivo.

Paso 4. Se reclasifica de la cuenta de efectivo y equivalentes de efectivo los recursos de uso restringido que representan los recaudos realizados para el fondo de imprevistos.

B. Reconocimiento contable del uso del fondo de imprevistos.

Paso 5. Para el uso de los recursos del fondo, los desembolsos realizados se acreditarán a la cuenta de efectivo restringido y se cargan a las cuentas de resultados.

Paso 6. Si al cierre del período hay excedentes (ingresos mayores a gastos) generados por el recaudo y no utilización de los recursos del fondo de imprevistos, se recomienda la constitución de una reserva con destinación específica para reclasificar los excedentes en el patrimonio.

Paso 7. Si el fondo de imprevistos no fue utilizado durante el período, el monto de la reserva podría ser igual al valor disponible en los fondos restringidos del activo. Con esto, el presupuesto del siguiente período no se verá afectado por la existencia de fondos de uso restringido en las cuentas de efectivo o por la existencia de excedentes en período que no hayan sido apropiados como reservas en el patrimonio.

Paso 8. Si los recursos del fondo de imprevistos generan rendimientos, estos se registrarán como ingresos. La asamblea o el consejo de administración, deberá determinar si estos rendimientos incrementan el valor del fondo o son de libre disponibilidad para atender expensas necesarias de la copropiedad.

Debe tenerse en cuenta que el fondo de imprevistos, se adiciona al presupuesto de gastos como un 1% del total de ese presupuesto, lógicamente antes de ser incluido.  Con ese presupuesto de gastos, con el fondo de imprevistos ya incluido, se calcula el valor de la cuota de administración.  Por lo tanto, en el valor cobrado como administración, una parte corresponde al fondo de imprevistos.

Pero un ejemplo básico nos ayudará a comprender mejor este proceso:

Con una cuota de administración de $200.000 y un pago de $150.000, los registros contables sugeridos son:

Pasos 1 y 2.  Reconocer por separado el ingreso y la cuenta por cobrar relativa a la cuota de administración y al fondo de imprevistos. 

Paso 3.  Se recauda el dinero.  En este caso, el propietario pagó $150.000 de los $200.000.  En este paso también se realiza la distribución entre lo que se pagó por administración y lo que se pagó por el fondo de imprevistos.

Paso 4.  Reclasificación al efectivo restringido.

Estos primeros 4 pasos corresponden a la contabilización del fondo de imprevistos.  Su utilización, será fruto de otro documento similar a este.

Con todo lo anterior, se concluye que el fondo de imprevistos en la propiedad horizontal, NO es un pasivo, ni un gasto, ni forma parte del patrimonio y tampoco es una provisión.  Es un efectivo restringido.

Más detalles sobre la contabilización del fondo de imprevistos y otros aspectos de interés respecto de la contabilidad de las propiedades horizontales, en la publicación digital de Legis Normas de Información Financiera – Análisis integral, en particular su módulo de contabilidad aplicada para el grupo 3, la cual cuenta con una ayuda práctica en Excel sobre esta contabilización.

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