Daniel Eduardo Gutiérrez López
Jefe de la Unidad de Derecho Tributario de Legis

En la práctica tributaria colombiana, uno de los temas que genera mayor controversia en las fiscalizaciones de la DIAN es la aceptación de costos y deducciones. Aunque las operaciones sean reales y estén soportadas en facturas válidas, la norma exige condiciones formales para que esos costos sean aceptados fiscalmente. Dos preguntas concentran la discusión:

1. ¿Es procedente reconocer costos pagados en efectivo por encima del límite de 100 UVT?
2. ¿Cabe aplicar costos presuntos (E.T. art. 82) cuando existen pruebas directas de costos pagados en efectivo?

Recientes sentencias del Consejo de Estado han zanjado este debate, reafirmando la importancia de los medios de pago en la determinación del impuesto de renta y el carácter subsidiario de los costos presuntos.

1. Los medios de pago como requisito para la aceptación fiscal de costos

Artículo 771-5 del Estatuto Tributario (E.T.)

El Estatuto Tributario establece que, para reconocer fiscalmente costos, deducciones, pasivos e impuestos descontables, los pagos deben realizarse a través de medios financieros, tales como:

• Depósitos en cuentas bancarias.
• Giros o transferencias.
• Cheques al primer beneficiario.
• Tarjetas débito o crédito.

Se trata de una norma formal: en este caso no se discute la realidad de la operación, sino el cumplimiento del medio de pago exigido.

Excepciones a los pagos en efectivo

El parágrafo 1° del artículo 771-5 del E.T. permite aceptar parcialmente pagos en efectivo bajo ciertos límites porcentuales. Adicionalmente, el parágrafo 2° establece que los pagos individuales para las personas naturales que perciban rentas no laborales que superen las 100 UVT deben canalizarse por el sistema financiero, so pena de su rechazo fiscal.

2. El alcance del tope de 100 UVT

Aunque en un inicio, la DIAN interpretó que el límite debía entenderse por beneficiario en el año gravable. El Consejo de Estado (Sent. 19 de julio de 2023, Exp. 26676) precisó que:

• El tope de 100 UVT se aplica por transacción individual y no por la sumatoria de todos los pagos realizados en el periodo.
• Una persona natural con rentas no laborales puede realizar múltiples operaciones en efectivo, siempre que cada una no exceda el tope.
• En caso de superarlo, la operación debe canalizarse a través de bancos.

3. ¿Es procedente reconocer costos pagados en efectivo por encima del límite?

La respuesta es no. La jurisprudencia ha sido enfática: los costos pagados en efectivo que superen las 100 UVT por operación no se aceptan fiscalmente, incluso si:

• La transacción es real.
• El gasto es necesario y proporcional a la actividad económica.
• Existen facturas válidas y no tachadas de falsas.

Esto implica que, en estos casos, la forma (medio de pago) prevalece sobre la sustancia (realidad económica). Si el contribuyente incumple el requisito formal, la DIAN puede rechazar el costo y aplicar sanciones.

Ejemplo práctico: Un gasto por $10 millones pagado en efectivo, aunque real y soportado con factura, no es aceptable como costo fiscal, sino hasta el tope de las 100 UVT ($4.707.000 en 2024).

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4. Aplicación de los costos presuntos del artículo 82 del estatuto tributario

Finalidad del artículo 82

El artículo 82 del E.T. habilita a la DIAN a estimar indirectamente los costos cuando:

1. Existen indicios de que el costo informado no es real.
2. Se desconoce el costo de los activos enajenados.
3. No es posible probar el costo con medios directos (contabilidad, facturas, declaraciones de terceros).

En estos escenarios, la Administración puede determinar costos presuntos, como mecanismo supletorio para evitar una renta líquida artificialmente inflada.

¿Aplica si hay facturas y pagos reales en efectivo?

El Consejo de Estado  en sentencia 29416 de 2025, ha precisado que no procede aplicar el artículo 82 del E.T. en estos casos. La razón es que:

• El contribuyente sí probó sus costos con facturas y registros contables.
• El rechazo obedece únicamente a un incumplimiento formal (medio de pago en efectivo), no a la inexistencia o indeterminación del costo.

Por tanto, no cabe aplicar costos presuntos cuando existen pruebas directas de la operación.

5. Implicaciones prácticas

Para los contribuyentes

• Deben planificar sus pagos evitando superar las 100 UVT en efectivo por operación.
• No basta con contar con facturas válidas: el incumplimiento en el medio de pago puede llevar al rechazo de costos, gastos o impuestos descontables.
• No es posible invocar el artículo 82 del E.T. como “salida” para salvar costos reales pagados en efectivo.

Para la DIAN

• La Administración está facultada para rechazar costos que no cumplan con el artículo 771-5.
• El rechazo no desconoce la existencia del gasto, sino su falta de aceptación fiscal.
• Proceden sanciones por inexactitud, dado que el error genera un menor impuesto a cargo.

Conclusión

Las respuestas a las preguntas iniciales son claras:

1. No es procedente reconocer costos pagados en efectivo por encima de 100 UVT por transacción.
2. No procede aplicar costos presuntos del artículo 82 ET cuando existen pruebas directas, aunque el pago en efectivo supere los límites legales.

El contribuyente debe entonces adoptar una gestión financiera tributaria rigurosa, asegurando que sus operaciones se ajusten a los medios de pago exigidos por la ley. Solo así podrá garantizar la plena deducibilidad de sus costos y deducciones y evitar sanciones onerosas.

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