¿Cómo evitar que su contratación estatal sea un dolor de cabeza?

 

Carlos Carvajal

Asociado Lloreda Camacho & Co.

 

La contratación con el Estado en Colombia está en uno de sus mejores momentos. Un ejemplo es el sector de la construcción, de los más destacados en este aspecto y que, según cifras de Camacol, crecerá el 9,7 % durante el 2016. Estas llamativas cifras hacen que muchas empresas, tanto nacionales como extranjeras, quieran licitar con el Gobierno.

 

Por eso, presentamos algunas recomendaciones a las compañías que pretendan entrar en estos procesos licitatorios y puedan tener un final sin tantos contratiempos.

 

Aunque es un camino largo y con muchos detalles, estas sugerencias realizadas por expertos seguramente le ayudarán a poder llevar el proceso de la mejor manera.

 

1. Toda la información de una contratación estatal es pública

 

Una ventaja de nuestro país y que puede existir en otras jurisdicciones es que la información es totalmente pública. En el portal http://www.colombiacompra.gov.co/ se podrán encontrar todos los procesos de contratación pública, desde los más pequeños hasta los más cuantiosos.

 

Allí podrán ver la regulación, las referencias de la jurisprudencia, las circulares y recomendaciones que expida la Agencia de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente y demás detalles importantes para que las empresas puedan tener conocimiento de los requerimientos y si los productos y servicios se ajustan a sus necesidades. Incluso, se pueden identificar los bienes y servicios que en ese preciso momento están solicitando las entidades estatales.

 

Es de la mayor importancia mencionar que las entidades estatales deben publicar su Plan Anual de Adquisiciones, lo cual podrá servir de guía para que los interesados conozcan las entidades que estarían interesadas en adquirir sus productos o servicios.

 

2. Cualquier persona puede participar

 

Persona natural o jurídica, ciudadano nacional o extranjero puede entrar en cualquier proceso de licitación. Eso sí, se debe tener en cuenta que existen ciertas excepciones a la hora de participar y, para que el proceso sea lo más transparente posible, existe el régimen de incompatibilidades e inhabilidades, que consiste en realizar un filtro para que personas que trabajan o trabajaron en el sector no puedan participar del proceso.

 

Por ejemplo, si alguien recientemente trabajó y/o se retiró de una determinada entidad pública, no podrá liderar una contratación con esa misma entidad. Esto con el fin de garantizar la equidad y la objetividad a la hora de contratar.

 

Adicionalmente, vale la pena tener en cuenta que los interesados en participar en un proceso de contratación pública pueden aunar esfuerzos para hacerlo de manera conjunta y, posteriormente, en la ejecución del contrato estatal, de tal forma que puedan complementar su experiencia y capacidad técnica financiera.

 

Para tales efectos, la ley contempla la posibilidad de suscribir acuerdos de colaboración empresarial, como los consorcios y las uniones temporales. Adicionalmente, los interesados podrán participar a través de una promesa de sociedad futura, en cuyo caso sus integrantes constituirán la sociedad correspondiente, si resultan adjudicatarios del proceso de contratación.

 

Los miembros de los consorcios o las uniones temporales son solidariamente responsables de la presentación de la propuesta y la ejecución del contrato que eventualmente sea adjudicado. Sin embargo, en el caso de los consorcios, todos sus miembros son solidariamente responsables, incluso, respecto de las multas que puedan ser impuestas por las entidades contratantes, mientras que en la unión temporal si bien sus integrantes son solidariamente responsables por la presentación de la oferta y la suscripción del contrato, en materia de multas la responsabilidad está limitada a la participación en ella.

 

3. Hay que inscribirse en el Registro Único de Proponentes y renovarlo

 

De acuerdo con la reglamentación, si se quiere participar en cualquier contratación estatal, todo nacional o extranjero que posea domicilio en Colombia debe estar inscrito en el Registro Único de Proponentes (RUP).

 

La inscripción al RUP se hace mediante un registro en la cámara de comercio y que, en principio, se obtiene una sola vez. Es importante saber que este registro se renueva una vez al año y se realiza con el fin de incluir las nuevas cifras que reflejen la capacidad financiera del interesado.

 

Para actualizarlo, se tiene plazo hasta la primera semana de abril de cada año. De no hacerlo, el interesado deberá solicitar un registro nuevo, para lo cual deberá aportar nuevamente todos los documentos para acreditar su experiencia y capacidad financiera, lo que puede generar demoras en el proceso.

 

Hay que tener en cuenta que el registro no es necesario en dos casos especiales: para extranjeros que no tengan domicilio en Colombia y para contratos por concesión. Eso sí, en estos casos, deberán acreditar por medio de documentos certificados su experiencia profesional y su capacidad financiera y organizacional.

 

4. Son varios los tipos de contratación estatal

 

Aunque el más común y usado es la licitación pública, hay otros tres tipos de contratación pública que toda empresa debe conocer.

 

- Selección abreviada. Esta se utiliza para bienes que se quieren adquirir por parte del Estado y que presentan características uniformes.

 

- Concurso de méritos. Se usa para contratar y seleccionar consultores. En este caso se mira la calidad del consultor y no se tiene en cuenta el precio del bien que se va a adquirir para definir el adjudicatario del proceso.

 

- Contratación directa. Opera en casos excepcionales donde la entidad estatal selecciona de forma directa un contratista en especial.

 

5. Las etapas del proceso licitatorio y la participación de interesados

 

- Estudios previos. La entidad estatal que tiene la intención de contratar un bien o servicio estudiará de forma detallada su presupuesto de contratación, cotizaciones, valor del mercado, etc. Posteriormente, se publicará un borrador de pliego de peticiones dirigido a los interesados, donde estos podrán hacer comentarios, modificaciones y sugerencias para así emitir un pliego definitivo, que también estará sujeto a reformas.

 

- Audiencia de riesgos y aclaraciones al pliego. En esta etapa del proceso se esclarecerán todas las dudas de la licitación y se indicará la asignación de riesgos del contrato. La entidad estatal tendrá la obligación de responder cada una de las inquietudes de los participantes.

 

- Cierre de la licitación. Es la fecha límite para presentar las ofertas.

 

- Periodo de evaluación. La entidad contratante realiza un informe mediante evaluación general de todas las propuestas que reciba y señala cuáles cumplen con todos los requisitos y especificaciones. En esta etapa los interesados tienen la posibilidad de controvertir esos informes, bien sea a través de observaciones a los competidores o defendiendo su propuesta en caso de que haya sido descalificada.

 

- Adjudicación. Luego del anterior debate, la entidad estatal da a conocer en audiencia la resolución de adjudicación en donde indica quién será el adjudicatario del proceso.

 

Cabe resaltar que durante todas las etapas del proceso, no solo los participantes de la licitación pueden hacer seguimiento de la misma. Cualquier persona puede conocer todos los pormenores, verificar e, incluso, sugerir modificaciones y recomendaciones al desarrollo del mismo. Esto con el fin de realizar una contratación clara, abierta y transparente.

 

Tener en cuenta estos cinco puntos es un gran avance para no caer en errores durante el proceso licitatorio, pero lo más importante es poder tener acceso a un abogado que conozca la regulación, no solo sobre contratación estatal, sino que tenga conocimiento del negocio de sus clientes y haga las observaciones adecuadas en la etapa precontractual y en la elaboración de pliegos, donde pueda ver que los intereses de su cliente y, eventualmente, los de la entidad contratante estén bien representados.

 

Dato adicional. Los extranjeros interesados en licitar con el Estado deberán presentar todos sus documentos debidamente legalizados, apostillados o por consulado, según sea el caso y con traducción oficial. Hay que recordar que este trámite lleva su tiempo y, en consecuencia, debe ser tenido en cuenta a la hora de participar en un proceso de contratación pública.