Régimen actual para la deducibilidad de costos y gastos

Andrés Cortés Hernández

Asociado de Cuberos Cortés Gutiérrez Abogados

 

El éxito del régimen tributario de cualquier país es extraer a los ciudadanos de la informalidad transaccional, sometiendo directa o indirectamente la mayor cantidad de operaciones a la trazabilidad fisco. Esto se logra descentralizando el manejo de la información, es decir, delegando la facultad de recepción de información en terceros (bancos, notarías, reportes de información exógena, etc.) o, como en el caso de Colombia, regulando la deducibilidad de las erogaciones. 

 

En efecto, es abundante la regulación actual relacionada con los requisitos y presupuestos que deben observar todas las erogaciones de los contribuyentes del impuesto sobre la renta, para que las mismas puedan llegar a considerarse como una minoración estructural en la depuración del impuesto de renta en Colombia, inclusive, la más reciente Ley de Financiamiento agrega previsiones adicionales. Estas son razones suficientes para extractar las reglas generales de deducibilidad fiscal de las erogaciones, a saber:

 

(i) Principio de periodo. Toda erogación debe ser llevada al gasto en el periodo en el cual la misma cumplan las condiciones generales de devengo.

 

(ii) Principio de asociación. Toda erogación deducible debe estar asociada a un ingreso presente o futuro, este último podría derivar en un tratamiento diferido de la erogación.

 

(iii) Toda erogación con vocación de deducibilidad debe: (1) guardar relación de causalidad con la actividad productora de renta, entendida como la conexidad entre el gasto y la actividad que genera productividad en la empresa, relación que debe medirse por la injerencia del gasto en la generación de renta; (2) necesaria para el desarrollo de la respectiva actividad, bien por disposición legal, por costumbre mercantil o por el cumplimiento de obligaciones empresariales, pero que en cualquier caso impedirían la ejecución adecuada de la empresa, y (3) proporcional, en balance con los ingresos de la respectiva actividad y la utilidad de la compañía, siempre a la luz de un criterio comercial y/o de la industria.

 

(iv) Las erogaciones deben contar con los soportes contractuales solemnes exigidos por la ley y por las normas tributarias, lo cual implica, en algunos casos, escrituras públicas o contratos, y en particular en la importación de tecnología (servicios técnicos, asistencia técnica, licenciamiento de marcas, patentes, tecnología e ingeniería básica) que el contrato verse por escrito y con el registro ante la Dian de conformidad con la Resolución 062 del 2014, lo cual debe realizarse dentro de los seis meses siguientes a su suscripción.

 

(v) En relación con los pagos a personas naturales con residencia fiscal en Colombia, no habrá erogación deducible respecto de personas que no se encuentren registrados de manera previa en el Registro Único Tributario (RUT), y al tratarse de la prestación de servicios personales, se deberá acreditar el pago a sistema de seguridad social en salud y pensiones al menos sobre el 40 % del valor de la respectiva erogación mensual.

 

(vi) Así mismo, no serán deducibles por pagos a personas del régimen de no responsable de IVA por contratos que individualmente considerados superen las 3.300 unidades de valor tributario (UVT), o por pagos posteriores a contratos que de manera conjunta o individual superan las 3.300 UVT. En estos deberá exigirse previamente el cambio de régimen al de responsables del IVA.

 

Previsiones

 

(vii) Darán derecho a deducibilidad las erogaciones que cuenten con factura o documento equivalente, respecto de lo cual deberá observarse las siguientes previsiones:

 

- Deberá tratarse de una factura de venta o documento equivalente que contenga todos los requisitos previstos en el artículo 617 del Estatuto Tributario.

 

- Si se trata de factura electrónica, esta deberá ser validada previamente por la Dian o por el proveedor tecnológico designado por esta, salvo las excepciones por contingencias tecnológicas.

 

- A partir del año gravable 2019, las facturas emitidas bajo el sistema POS no constituirán soporte para deducibilidad de erogación alguna, caso en el cual el proveedor deberá emitir factura de venta si su actividad económica lo permite.

 

- Desde el año 2020, los gastos y costos deberán estar soportados en un 70 % en facturas electrónicas; en un 80 % para el 2012 y en 90 % para el 2022.

 

- Aun cuando está pendiente de regulación, debe preverse que los documentos equivalentes por pagos de nómina y pagos a no responsables de IVA deben ser generados por el sistema de factura electrónica.

 

Pago y retención en la fuente

 

(viii) En relación con el pago y la retención en la fuente como requisito de deducibilidad, sin perjuicio de los respectivos convenios de doble imposición, deberá observarse:

 

a) Todos los que superen las 100 UVT deberán canalizarse a través de los medios financieros, so pena de su desconocimiento fiscal. Respecto de cuantías inferiores, la sumatoria de pagos en efectivo en el periodo gravable no podrá superar:

 

- Por el año 2018, el menor valor entre el 85 % de lo pagado sin exceder 100.000 UVT, y el 50 % de los costos de los costos y deducciones totales.

 

- Por el año 2019, el menor valor entre el 70 % de lo pagado sin exceder 80.000 UVT, y el 45 % de los costos de los costos y deducciones totales.

 

b) No será deducible pago constitutivo de rentas de fuente nacional para quien lo percibe, si no es posible acreditar la retención en la fuente.

 

c) No serán deducibles los pagos al exterior que se realicen con desconocimiento o violación del régimen cambiario.

 

d) Los pagos laborales no serán deducibles, si sobre los mismos no se acredita la respectiva retención en la fuente, y los pagos por seguridad social en salud, pensiones y parafiscales.

 

e) Las erogaciones efectuadas en el exterior serán deducibles, si son necesarias, proporcionales y relacionadas con la obtención de rentas de fuente nacional, aun cuando no se hayan sometido a retención en la fuente, pero estarán limitadas al 15 % de la renta líquida antes de computar dichos costos y gastos.

 

f) Los pagos a jurisdicciones no cooperantes, de nula o baja imposición serán deducibles, si se practica retención en la fuente al 33 % y se someten al régimen de precios de transferencia.

 

g) Los pagos a sus casas matrices u oficinas del exterior, por concepto de gastos de administración o dirección, solo serán deducibles, si se practicó retención en la fuente del 33 %.

 

h) No serán deducibles los intereses y demás costos o gastos financieros, incluida la diferencia en cambio, por concepto de deudas con casas matrices extranjeras o agencias, sucursales o filiales de las mismas con domicilio en el exterior, salvo que los mismos estén sometidos al régimen de precios de transferencia y, en todo caso, observando la regla de subcapitalización.