¿Cómo debe ser difundido aviso de privacidad de datos personales?

El aviso de privacidad de datos personales tiene como objeto que el responsable informe al titular sobre las políticas de tratamiento de la información, la forma de acceder a ellas y lo que se pretende con el tratamiento, el cual debe ser difundido a través de documentos, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología que permita que la información sea accesible para su posterior consulta, que el documento sea conservado en el formato que se haya generado o en alguno que permita demostrar que reproduce con exactitud la información. (Lea: Tratamiento de la huella dactilar requiere autorización explícita del titular)

Además, que se permita determinar el origen, la fecha y la hora en que fue producido el documento. (Lea: ¿Fotografía de la cédula de ciudadanía es un dato público?)

El artículo 17 de la Ley 1581 del 2012 señala, entre otras, el siguiente deber para los responsables del tratamiento:

“k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos”

Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información.

1. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del responsable.

2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad.

3. Derechos que le asisten al titular.

4. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

5. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

6. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y periodo de vigencia de la base de datos.

Así mismo, la entidad recordó que el tratamiento de los datos personales de un titular solo puede hacerse para los casos autorizados de manera previa y expresa por este cumpliendo con una finalidad legítima y destinada a realizar los fines exclusivos para los cuales fue entregada por el titular al responsable del tratamiento.

Superindustria y Comercio, Concepto 17344462, 02/11/17

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